Les documents externes sont sur plusieurs supports : des courriers, des fax, des documents reçus par messagerie.
Il nous a fallu résoudre trois problèmes :
- les indexer dans le bon dossier
- les montrer au médecin destinataire
- assurer la traçabilité
Pour résoudre ces problèmes des bannettes par service ont été créées. A chaque bannette, correspond un numéro de fax (le numéro de fax du service) : il s'agit de l'équivalent de boite aux lettres. Elles ont plusieurs fonctions :
- elles reçoivent les fax
- elles permettent d'indexer les documents dans le bon dossier. La personne en charge de "gérer la bannette" saisit le numéro de dossier (ce qui permet de contrôler l'identité du patient), une date, le type de document. De plus, elle note si le compte-rendu doit être "rangé" dans le dossier et/ou dans la boite aux lettres du médecin destinataire.
- elles "reçoivent" les documents qui parviennent sous format papier et qui sont scannés par la secrétaire.
Pour assurer que le document a été vu, nous avons laissé une organisation assez libre.
- soit le médecin destinataire note sur le document ("vu") avec son paraphe. Alors le documents est scanné et le destinataire assure ainsi qu'il en a pris connaissance
- soit l'assistante médicale l'envoie dans la boite aux lettres du médecin destinataire, et il peut alors noter électroniquement que le document a été traité.
Une fois les documents scannés et rangés dans le bon dossier, ils sont soit rendus au patient soit détruits. Aucun original n'est conservé sous format papier.
Notre organisation est identique à celle décrite par François Clément de façon plus claire et plus succincte. La seule différence est que nous ne conservons pas les documents papiers dans le but d'aller vers le "zéro papier".