Bonjour,

Dans le cadre de la production des comptes rendus d'hospitalisation, des CR de consultations, d'examens complémentaires, lettre de liaison... comment gérez vous la production des documents médicaux produits par les intervenants extérieurs à votre établissement ?

Merci de votre aide­

les documents (à réception) sont mis dans une bannette dans chaque service, les secrétaires médicales les récupère tous les jours pour les scanner et les intégrer dans le DPI de chaque patient comme des documents externes en les scannant, ensuite les originaux sont mis dans le dossier papier pour archivage­

Les documents externes sont sur plusieurs supports : des courriers, des fax, des documents reçus par messagerie.



Il nous a fallu résoudre trois problèmes :

- les indexer dans le bon dossier

- les montrer au médecin destinataire

- assurer la traçabilité



Pour résoudre ces problèmes des bannettes par service ont été créées. A chaque bannette, correspond un numéro de fax (le numéro de fax du service) : il s'agit de l'équivalent de boite aux lettres. Elles ont plusieurs fonctions :

- elles reçoivent les fax

- elles permettent d'indexer les documents dans le bon dossier. La personne en charge de "gérer la bannette" saisit le numéro de dossier (ce qui permet de contrôler l'identité du patient), une date, le type de document. De plus, elle note si le compte-rendu doit être "rangé" dans le dossier et/ou dans la boite aux lettres du médecin destinataire.

- elles "reçoivent" les documents qui parviennent sous format papier et qui sont scannés par la secrétaire.



Pour assurer que le document a été vu, nous avons laissé une organisation assez libre.

- soit le médecin destinataire note sur le document ("vu") avec son paraphe. Alors le documents est scanné et le destinataire assure ainsi qu'il en a pris connaissance

- soit l'assistante médicale l'envoie dans la boite aux lettres du médecin destinataire, et il peut alors noter électroniquement que le document a été traité.



Une fois les documents scannés et rangés dans le bon dossier, ils sont soit rendus au patient soit détruits. Aucun original n'est conservé sous format papier.



Notre organisation est identique à celle décrite par François Clément de façon plus claire et plus succincte. La seule différence est que ­nous ne conservons pas les documents papiers dans le but d'aller vers le "zéro papier"­.­

Bonjour,



Etant dans l'éco système des cliniques privées nous avons à gérer un nombre conséquent d'intervenants extérieurs. Plusieurs solutions plus ou moins automatisées sont mises en place en fonction d'une part des capacités SI des interlocuteur externes et notre capacité SI :

- L'idéal est de mettre en place des interfaces : c'est le cas sur tout ce qui va être CR biologie, radio, anapath ...

- Notre DPI permet de mettre en place chez les intervenants externes un système d'imprimante virtuelle qui moyennant la saisie de balises dans le document produit permet de l'orienter dans le bon dossier patient et dans le bon onglet

- Un système de GED code barres en lien avec le DPI : on colle sur chaque document reçu en papier 2 codes barres : le code barre IPP, NDA patient et le code barre type de document. A la fin du séjour la liasse de documents étiquetés est alors mise dans un scan qui permet l'injection des docs dans le DPI

- En dernier lieu il y a la possibilité de scanner manuellement chaque document et de l'intégrer au DPI



Les principales difficultés, dans chacune des hypothèses, sont organisationnelles car on constate des déports de tâches entre acteurs . Il faut donc une volonté forte des directions pour appréhender ces changements et les accompagner­