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Organiser un test sur site pilote est crucial pour la réussite du projet

Lors du déploiement progressif d'une application, organiser une phase de test sur un site pilote constitue un temps crucial pour tester en condition réelle la solution et ses modalités de déploiement. Cette phase permet de démontrer la faisabilité du déploiement et contribue à la motivation de l'ensemble des utilisateurs. Elle permet par ailleurs, d'ajuster le dispositif avant la phase de déploiement généralisé.

La mise en place d’un site pilote répond à plusieurs objectifs :

  • Tester en condition réelle la solution et la qualité des fonctionnalités déployées, notamment les situations les plus délicates à repérer en phase de test de moindre ampleur, ainsi que le niveau d’intégration dans le système d’information de la structure ;

  • Tester la pertinence des formations réalisées et du niveau d’accompagnement mis en œuvre durant le déploiement et ajuster ces derniers si besoin ;

  • Ajuster l’organisation cible et les processus de travail en lien avec l’outil déployé.

Il est possible de choisir de procéder à des tests spécifiques sur l’outil durant cette phase pilote de manière à limiter le niveau de risque d’anomalies lors du déploiement généralisé. Ces tests doivent être formalisés dans le cahier des vérifications et faire l’objet d’un PV de recette dédié (voir Modèle de cahier de vérifications ).

Critères de choix du site pilote

On appelle site pilote un périmètre restreint sur lequel la solution sera déployée en production pour en vérifier le bon fonctionnement en situation réelle. Le choix du site pilote est une décision à prendre en Comité de pilotage car il constitue un point stratégique pour le projet. En effet, un échec du site pilote compromet l’ensemble du projet.

Ainsi, le choix d’un site de déploiement doit s’effectuer au regard de :

  • L’expérience des utilisateurs : connaissance des processus à mettre en œuvre, motivation ;

  • Le niveau de complexité du périmètre métier concerné : l’activité du site pilote doit être suffisamment complexe pour éprouver la solution, sans pour autant mettre en risque les chances de succès de cette étape.

    • Si le pilote porte sur une activité trop complexe : le test permet d’éprouver l’ensemble des cas de figure possibles et réduit ainsi les risques pour la suite du déploiement. Cependant, il augmente le temps nécessaire au paramétrage et augmente les risques d’échec ;

    • Si le pilote porte sur une activité trop « simple » : les chances de succès sont plus importantes et l’adhésion plus naturelle. Cependant, la suite du déploiement risque de faire apparaître tardivement des limites de l’outil.

  • Le niveau de représentativité du pilote au regard de l’activité de la structure : la représentativité est entendue tant par le nombre et le profil des utilisateurs, que par les cas de figure métier se présentant dans l’activité. Ce point rejoint partiellement le précédent.

Contenu de la phase pilote

La phase de test sur le site pilote requiert le même niveau et type de préparation qu’en vue d’un déploiement généralisé : installation de l’outil dans l’environnement de production, chargement de l’historique de données, création des accès, mise en place d’une assistance formée et opérationnelle, organisation d’un système de remontée et traitement des anomalies, formation des utilisateurs et accompagnement, mise en œuvre des processus de travail cible...

Le traitement des anomalies relevées en cours de phase pilote est identique à celui décrit dans le cadre du PQP (voir Assurer la qualité du projet : Plan Qualité Projet simplifié ).

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