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Ressources associées

Rôles et responsabilités des acteurs

Pré-requis / dépendances

  • Disposer d’une description détaillée du projet dans une fiche projet ;
  • Avoir contextualisé et validé la méthodologie et l’outil AVALIS en présence de l’I.O.

Objectifs

Situation dans le cycle de vie du projet : en fin de phase de définition du projet

  • Objectiver la valeur d’un projet selon un référentiel commun à tous les projets en dépassant la seule logique financière

Travaux à réaliser

Deux cas de figure peuvent se présenter.

1-L’évaluation de la valeur du projet est réalisée par un binôme de référents

  • Le binôme de référents renseigne AVALIS conjointement en répondant à l’ensemble des questions des 4 axes suivants : Internalités / Externalités / Nécessité / Maitrise des risques.

Les questions abordées dans le cadre du remplissage d’AVALIS permettent aux référents de questionner les indicateurs d’impact qu’ils ont identifiés.

  • Le calcul du retour sur investissement dans l’outil Retour Sur Investissement :
    • Le binôme de référents complète l’outil : il reporte dans les champs consacrés les estimations de coûts et charges du projet et il liste dans les champs consacrés l’ensemble des gains quantitatifs identifiés ;
    • Une fois le calcul du retour sur investissement d’un projet terminé, le binôme complète le dossier AVALIS associé en reportant dans l’onglet « Rentabilité » les indicateurs d’évaluation de la valeur caractérisant le retour sur investissement du projet : Coûts projet, Délai de retour (DR), Taux de Rendement de l’Investissement Initial (TRI) et Valeur Actuelle Nette (VAN).
  • La validation des dossiers AVALIS et des dossiers retour sur investissement :
    • L’I.O se réunit pour une analyse et une validation de l’ensemble des évaluations effectuées ;
    • Lors de cette réunion, l’I.O s’assurera de la pertinence et de la complétude des dossiers communiqués. Elle s’assurera également de l’homogénéité des évaluations ;
    • Si l’I.O estime qu’un dossier AVALIS doit faire l’objet de précisions, elle sollicitera le binôme de référents concerné afin qu’ils complètent le dossier et adressent une version actualisée.

2-L’évaluation de la valeur du projet est réalisée par l’instance opérationnelle

  • La réalisation de l’exercice AVALIS :
    • Pour chaque projet, un membre de l’I.O est désigné. Il prendra en charge l’évaluation initiale dans un dossier AVALIS ;
    • Le référent I.O identifié remplit le questionnaire AVALIS à partir des éléments contenus dans la Fiche Projet ;
    • Chaque dossier AVALIS initié est adressé aux binômes de référents concernés pour qu’ils complètent l’évaluation et la retournent à une date fixée ;

Les questions abordées dans le cadre du remplissage d’AVALIS permettent aux référents de questionner les indicateurs d’impact qu’ils ont identifiés.

  • La validation des dossiers AVALIS et des dossiers retour sur investissement :
    • L’I.O se réunit pour une analyse et une validation de l’ensemble des évaluations effectuées ;
    • Lors de cette réunion, l’I.O s’assurera de la pertinence et de la complétude des dossiers communiqués. Elle s’assurera également de l’homogénéité des évaluations ;
    • Si l’I.O estime qu’un dossier AVALIS doit faire l’objet de précisions, elle sollicitera le binôme de référents concerné afin qu’ils complètent le dossier et adressent une version actualisée.
  • Le calcul du retour sur investissement dans l’outil Retour Sur Investissement :
    • Le membre de l’I.O complète l’outil. Il reporte dans les champs consacrés les estimations de coûts et charges du projet et il liste dans les champs consacrés l’ensemble des gains quantitatifs identifiés ;
    • Une fois l’exercice de calcul du retour sur investissement d’un projet terminé, le binôme complète le dossier AVALIS associé en reportant dans l’onglet « Rentabilité » les indicateurs d’évaluation de la valeur caractérisant le retour sur investissement du projet : Coûts projet / Délai de retour (DR) / Taux de Rendement de l’Investissement Initial (TRI) / Valeur Actuelle Nette (VAN).

Les éléments d’évaluation sont soumis à l’instance décisionnaire dans l’hypothèse où les analyses n’apparaissent pas conformes aux attentes initialement exprimées.

Outils à utiliser

  • Outil AVALIS [1]
  • Guide utilisateur AVALIS [2]
  • Outil Retour sur Investissement (RSI) simplifié [3]

Bonnes pratiques

  • Homogénéiser les notations des dossiers AVALIS. Il s’agit de s’assurer que les mêmes règles d’évaluation ont été appliquées pour chaque projet afin de ne pas pénaliser des projets. Les règles d’évaluation sont fixées dans l’outil d’évaluation AVALIS mais comme toutes règles, elles sont susceptibles d’interprétation ;
  • Sécuriser le calcul du retour sur investissement :
    • Au travers du respect du postulat suivant : seules les économies significatives (diminution des dépenses en médicaments, diminution du dimensionnement d’un service, …) et directement engendrées par le projet doivent être prises en compte ;
    • En s’appuyant sur des expertises internes à l’établissement davantage formées à ces pratiques (Contrôle de gestion, Direction Financière, DIM …).
  • Clarifier l’usage qui peut être fait du retour sur investissement :
    • Certains établissements vont calculer le retour sur investissement d’un projet pour la première fois. Dans ce cas, il convient de rassurer les binômes de référents sur le fait que les instances de gouvernance ont conscience du caractère approximatif des calculs, et que ceux-ci seront sources d’ajustements ultérieurs ;
    • Il ne s’agit pas du seul critère d’évaluation de la valeur d’un projet mais d’un des critères utilisé.

Résultats attendus

  • Un dossier AVALIS complété avec un radar de restitution de la valeur stratégique par projet ;
  • Un dossier RSI complété avec une estimation valorisée des gains attendus d’un projet et de son retour sur investissement qui vient compléter l’analyse de sa valeur stratégique.

Charges par profil

Sur un délai de 2 mois :

  • Binôme de référents : 1 J/H
  • Membre de l’I.O : 1 J/H par membre pour la réunion d’harmonisation et validation des dossiers AVALIS

Illustrations et exemples

Extrait du questionnaire AVALIS – Focus sur les impacts sur l’amélioration de la qualité des soins :

Exemple de radar de restitution AVALIS – Projet reconnaissance vocale et Dictée Numérique :

Exemple de fichier « RSI simplifié » complété et de sa restitution :


[1] http://www.anap.fr/publications-et-outils/outils/detail/actualites/les-outils-de-gestion-de-portefeuille-de-projets-de-systeme-dinformation-en-sante-gpp-sis/

[2] http://www.anap.fr/publications-et-outils/outils/detail/actualites/les-outils-de-gestion-de-portefeuille-de-projets-de-systeme-dinformation-en-sante-gpp-sis/

[3] http://www.anap.fr/publications-et-outils/outils/detail/actualites/les-outils-de-gestion-de-portefeuille-de-projets-de-systeme-dinformation-en-sante-gpp-sis/

 

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