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Ce document est destiné aux établissements sanitaires et médico-sociaux désirant améliorer le pilotage et l’efficacité de leurs investissements en Systèmes d’Information. Il s’adresse :

  • aux directeurs ou responsables des systèmes d’information et d’organisation (DSIO),
  • aux chefs de projets SI en charge de mettre en place une démarche de Gestion de Portefeuille de Projets (GPP) dans un établissement de santé,
  • ainsi qu’à toute personne participant aux projets, dans les Directions métiers ou à la DSIO.

Il fournit aux personnes désireuses de mettre en œuvre une GPP des éléments d’échange avec leur Direction ou avec les ARS.

Il constitue un guide pratique pour les établissements qui ont pris la décision de mettre en œuvre une gestion de portefeuille de projets. Les fiches pratiques sont enrichies de « trucs et astuces » issues de l’utilisation et l’appropriation de la méthode et des outils par ces établissements.

Les outils support à la démarche sont disponibles en téléchargement sur le site web de l’ANAP. En outre, le mode d’emploi détaillé des outils est disponible dans un document de l’ANAP intitulé Gérer un portefeuille de projets de système d’information de santé – Mode d’emploi détaillé des outils.

La méthode et les outils support ont été éprouvés sur le terrain et ajustés par 15 établissements au cours d’un projet d’accompagnement baptisé OISIS GPP.

Les résultats obtenus par la mise en œuvre de cette méthode et par l’utilisation de ces outils, ainsi que les principaux enseignements issus du projet OISIS GPP sont décrits de façon détaillée dans le document de l’ANAP intitulé Gérer un portefeuille de projets de système d’information en santé – Bilan de l’accompagnement de 15 établissements de santé.

En outre, chaque site ayant participé au projet OISIS GPP dispose d’une monographie retraçant la mise en œuvre de la démarche de façon factuelle et dans son contexte propre. La liste des établissements participants peut être consultée sur le site web de l’ANAP.

L’équipe projet de l’ANAP tient à remercier les établissements participants et les Agences Régionales de Santé pour leur investissement dans les travaux nationaux. Nous remercions également l’équipe du Cabinet BearingPoint pour son appui à l’ANAP et aux établissements participants tout au long du projet.

Objectifs du guide méthodologique

Ce guide méthodologique est destiné aux personnes chargées de la mise en œuvre d’une gestion de portefeuille de projets, appelées référents GPP (Gestion du Portefeuille de Projets) dans la suite du guide. Le référent GPP est idéalement le responsable de la fonction SI (indépendamment du titre du poste qui peut varier d’un établissement à l’autre). Il siège au Comité de Direction et a la responsabilité hiérarchique des équipes des SI.

Ce guide décrit une démarche pour faciliter la mise en place et la pérennisation d’une gestion de portefeuille de projets SI au sein des établissements sanitaires et médico-sociaux qui repose sur 3 principes :

  • Premier principe : Positionner la gestion de portefeuille de projets SI comme une démarche de gouvernance du SI : à ce titre, elle doit être impulsée et appuyée par la Direction Générale. Elle est conduite de manière opérationnelle par la Direction en charge des systèmes d’information et de l’Organisation (DSIO). Elle implique largement les acteurs métiers de l’établissement.

  • Second principe : Sécuriser la mise en place de la démarche au travers d’une description détaillée des travaux à mener, accompagnée d’outils de mise en œuvre. Le guide répond aux questions suivantes :
    • Comment structurer les travaux ?
    • Quels sont les acteurs à impliquer ?
    • Quelles sont les instances de gouvernance à solliciter ?
    • Quelle est la charge de travail pour mener à bien les travaux ?
    • Quels sont les produits finis à produire ?
    • Quelles sont les bonnes pratiques ?
    • Quel est le calendrier de la démarche ?
    • Le guide fournit également l’ensemble des outils support à la démarche.
    • Il est important de noter que ces outils, dans leur forme, n’ont pas vocation à se substituer à des logiciels de gestion de portefeuille de projets du marché. Ils sont fournis sans autre ambition que d’appuyer la démarche.
  • Troisième principe : Insister sur le caractère progressif de la démarche. Sa mise en œuvre implique un changement culturel significatif dans la gestion des portefeuilles de projets SI. C’est pourquoi, il est important d’identifier les fondamentaux à mettre en place dès l’initialisation de la démarche, fondamentaux qui seront consolidés progressivement au fur et à mesure.

Ce document n’a pas vocation à être normatif mais propose un cadre de référence que chaque établissement pourra ajuster en fonction de sa situation existante, de ses pratiques en matière de SI,…

L’établissement peut initialiser une GPP et utiliser ce guide à tout moment :

  • Si l’établissement a rédigé et validé un Schéma Directeur des Systèmes d’I nformation (SDSI) (en cours) dans lequel il dispose d’une liste de projets décrits, priorisés et ordonnancés dans le temps :
    • Il s’appuie sur les travaux menés dans le cadre du SDSI ;
    • Il les complète pour assurer le suivi du portefeuille de projets selon la méthodologie définie ;
    • Il définit les modalités pratiques de prise en compte des nouveaux besoins qui vont émerger durant le SDSI en cours (en particulier, les projets réglementaires).

L’établissement suit toutes les étapes de la méthodologie de gestion de portefeuille de projets mais il dispose d’un acquis qui devrait lui permettre d’évaluer la charge de travail pour mener à bien la démarche. En outre, l’intégration de nouveaux projets dans le portefeuille de projets SI devrait être limitée.

  • Si l’établissement ne dispose pas de SDSI en cours de validité :
    • Il établit la liste des projets qu’il a lancés ;
    • Il suit toutes les étapes de la méthodologie de gestion de portefeuille de projets ;
    • Il définit les modalités pratiques de prise en compte des nouveaux besoins qui vont émerger.

Dans ce cas de figure, la charge de travail pour mener à bien la démarche est plus conséquente. C’est pourquoi, l’établissement ne devra pas hésiter à expérimenter la démarche sur un périmètre restreint dans un premier temps pour s’approprier le sujet.

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