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Dans les établissements de taille moyenne, une organisation légère s’impose : il ne sert à rien, comme cela est proposé parfois, de mettre en place une multitude de groupes de travail.

L’organisation décrite ci-après est à créer dès le lancement de l’opération et doit être maintenue jusqu’à la fin de la mise en place opérationnelle.

Chefferie de projet

Le projet est piloté par deux responsables :

  • le chef de projet fonctionnel,
  • le chef de projet technique.

Les rôles respectifs de ces chefs de projet dépendent de la phase du projet.

Le chef de projet fonctionnel sera, selon le cas, un professionnel de santé ou un agent administratif : un pharmacien (pour le circuit du médicament), le responsable des secrétariats médicaux (pour la gestion des rendez-vous), le directeur des soins (pour le dossier de soins ou encore un médecin (pour le dossier médical).

Le chef de projet technique sera le DSIO ou le responsable informatique.

Comité de pilotage

Ce comité à deux rôles principaux : il prend des décisions fonctionnelles et organisationnelles et il pilote le projet.

Voici une composition type :

  • directeur de l’établissement
  • président de CME
  • médecin DIM
  • directeur des soins
  • chef de service pharmacie (pour le circuit du médicament)
  • DSIO
  • responsable des secrétariats médicaux.

Le comité se réunit en moyenne tous les deux mois, la fréquence dépendant de la phase du projet.

Les deux chefs de projet rendent compte régulièrement (tous les deux mois environ) au conseil exécutif de l’avancement des travaux.

Groupe projet

Organe opérationnel du projet, ce groupe est une structure légère qui comporte 8 à 10 personnes au maximum. Sa composition est à « géométrie variable » et dépend de la phase du projet.

Les membres permanents sont les suivants :

  • chef de projet fonctionnel,
  • chef de projet technique,
  • personnes ressources, avec 4 profils métiers, en fonction des fonctions à informatiser :
 

CIRCUIT DU MEDICAMENT

DOSSIER MEDICAL

DOSSIER INFIRMIER

GESTION DES RENDEZ-VOUS

MEDECIN

10 à 20 %

10 à 50 %

10 à 20 %

10 à 20 %

PHARMACIEN

10 à 50 %

     

 CADRE DE SANTE

 10 à 30 %

10 à 50 %

10 à 50 % 

 

10 à 50 % 

 

 INFIRMIERE

 10 à 50 %

 10 à 30 %

 10 à 50 %

 10 à 20 %

 SECRETAIRE MEDICALE

 10 à 50 %

 10 à 50 %

 10 à 20 %

 10 à 50 %

Les charges à prévoir sont données à titre indicatif et doivent être adaptées au contexte de chaque projet.

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