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Le dossier de consultation comprend :

  • le règlement de la consultation ;
  • le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) ;
  • le CCTP ou programme fonctionnel suivant le type de consultation ;
  • le cadre de réponse (document séparé) ;
  • l’annexe financière à l’acte d’engagement.

Le règlement de la consultation

Il est élaboré en coopération entre la direction des services économiques et la direction du système d’information et d’organisation. Si la procédure choisie est celle du dialogue compétitif, le règlement comporte des éléments spécifiques à ce type de procédure.

Dans tous les cas de figure, les critères de choix de la solution doivent figurer dans le règlement ainsi que leur pondération.

Le CCAP

Il est élaboré en coopération entre la direction des services économiques et la direction du système d’information et d’organisation. Pour les spécificités liées à ce type de consultation, l’établissement peut s’inspirer du chapitre correspondant du cahier des charges type de l’ANAP.

Le CCTP ou programme fonctionnel

Cf. ci-dessus

Le cadre de réponse

 

Le cadre de réponse a un double rôle : il facilite l’analyse des offres et engage le candidat.

Il comprend les éléments suivants :

  • le descriptif de la réponse du candidat tel que souhaité par l’établissement ;
  • la liste des fonctionnalités demandées sur lesquelles le candidat s’engage en précisant si, dans sa solution, la fonctionnalité est opérationnelle, si la fonctionnalité est prévue à une date donnée, ou si cette dernière ne fait pas partie de son plan produit ;
  • la liste des interfaces proposées ;
  • la liste des reprises de données proposées ;
  • un volet technique (au sens informatique).

 

En annexe 1 figure un modèle de cadre de réponse, basé sur le cahier des charges type de l’ANAP.

L’annexe financière à l’acte d’engagement

 

Document contractuel, l’annexe financière permet aux candidats de formuler leur proposition financière. Elle sera utilisée par l’établissement pour comparer les offres. Un exemple d’annexe financière est donné en annexe 2.

 

L’exemple est basé sur une consultation comportant 3 lots conformément au point 1a2. du cahier des charges type de l’ANAP.

 

Pour le lot progiciel, elle comporte le détail des coûts de mise en place et le coût de la maintenance annuel, mais également le coût de l’opération sur 5 ans qui est à reporter sur l’acte d’engagement.

 

Certes, le coût mentionné sur 5 ans est, dans les faits, supérieur au coût réel dans un délai de 5 ans du fait de la mise en place progressive du logiciel, mais cela permet d’intégrer le coût de la maintenance dans le coût global et donc de comparer les offres d’une manière plus juste.

 

La validation du dossier de consultation des entreprises

L’ensemble du processus est validé en comité de pilotage.

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