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(méthodologie INEUMconsulting)

Cette approche éprouvée dans de nombreux contextes permet d’atteindre les objectifs avec des délais de mise en œuvre satisfaisants.

Phase 1 : Lancement et cadrage

Objectifs

  • Présenter les enjeux et les objectifs du projet
  • Clarifier le périmètre, les rôles et les responsabilités des différents acteurs
  • Définir le planning détaillé du projet et les livrables attendus

Modalités

  • Entretien de cadrage avec le chef de projet pour définir les entretiens à réaliser pendant la phase d’analyse des besoins
  • Rédaction d’une note de cadrage
  • Réunion de lancement avec l’ensemble des participants

Livrables

  • Planning des entretiens d’analyse des besoins
  • Note de cadrage
  • Support et compte rendu de la réunion de lancement

Phase 2 : Analyse des besoins

Objectifs

  • Prendre connaissance de la stratégie métier et de sa déclinaison en termes de SI :
    • Identifier les objectifs stratégiques de la DSI
    • Identifier les leviers d’action associés
  • Identifier les destinataires des tableaux de bord et leurs priorités (métier et SI)
  • Recenser les indicateurs et tableaux de bord existants pour chacun des axes de la BSC

Modalités

  • Analyse de la documentation disponible (plan stratégique, schéma directeur SI…)
  • Entretiens d’analyse des besoins avec le management DSI et métier, puis réunion collective pour valider le périmètre retenu
  • Analyse des tableaux de bord existants

Livrables

  • Carte stratégique
  • Liste des thèmes de pilotage prioritaires pour chacun des axes de la Balanced Scorecard

La vision stratégique doit être déclinée en actions pour être mesurable.

L'établissement de la carte stratégique permet de dégager les thèmes de pilotage prioritaires. Les actions identifiées lors de l’élaboration de la carte stratégique permettent de définir pour chacun des axes d’analyse de la Balanced Scorecard des thèmes de pilotage (groupes d’actions) alignés sur les priorités stratégiques.

Cette analyse intermédiaire permet d’accélérer la sélection des indicateurs.

 

Phase 3 : Définition des indicateurs

Objectifs

  • Sélectionner, sur la base des résultats de la phase précédente et de bibliothèques d’indicateurs standardisés, les indicateurs les plus pertinents pour mesurer la performance des actions contribuant aux objectifs stratégiques
  • Qualifier les indicateurs sélectionnés :
    • Définition (type d’indicateur, périmètre, niveau de priorité, règles de calcul, fréquence)
    • Axes d’analyse
  • Complexité de mise en œuvre (source, mode de collecte et de consolidation, responsable de l’indicateur…)

 

Modalités

  • Atelier de travail réunissant l’ensemble des acteurs associés à la démarche

Livrables

  • Liste des indicateurs sélectionnés et qualifiés pour chaque axe de la Balanced Scorecard
  • Fiche descriptive détaillée pour chacun des indicateurs sélectionnés

Exemple de livrable

Liste des indicateurs retenus sur les axes "Processus" et "Client".

 

Phase 4 : Conception et maquettage de la BSC

Objectifs

  • Élaborer une maquette de la Balanced Scorecard :
    • Présentation graphique des indicateurs
    • Analyse et commentaires
  • Recenser les solutions permettant de mettre en œuvre la Balanced Scorecard :
    • Réutilisation d’une solution existante
    • Mise en œuvre d’un outil dédié

Modalités

  • Ateliers de travail réunissant l’ensemble des acteurs associés à la démarche

Livrables

  • Maquette de la Balanced Scorecard
  • Dossier de choix outil

Bonnes pratiques

  • Présenter les indicateurs dans leur contexte
    • Les indicateurs doivent mettre en regard la valeur mesurée et la valeur cible …
  • Structurer la Balanced Scorecard de manière à guider le lecteur
    • Les indicateurs peuvent être groupés par thème ou par objectif sur un même graphique
    • Un indicateur peut être utilisé plusieurs fois avec une perspective différente
  • Combiner indicateurs visuels et quantitatifs
    • Les indicateurs visuels (feux, graphiques, jauges...) sont plus lisibles et ont plus d'impact
    • Les chiffres renforcent la crédibilité du message
  • Présenter les objectifs de la mesure et les modalités de calculs
    • Chaque indicateur doit impliquer l’action et non pas constituer une fin en soi
    • Chaque indicateur doit être légendé et commenté

Exemple de livrable

 

Phase 5 : Elaboration du plan de mise en oeuvre

Objectifs

  • Planifier et cadrer le déploiement de la Balanced Scorecard :
    • Identifier et comparer les différents scénarios de déploiement envisageables
    • Construire le plan de mise en œuvre
  • Définir l’utilisation de la Balanced Scorecard au sein des instances de pilotage
  • Créer une dynamique autour de la Balanced Scorecard en insistant sur les gains liés au nouvel outil
  • Prévoir l’animation autour de la Balanced Scorecard pour la faire évoluer au-delà du projet de mise en œuvre

 

Modalités

  • Travail en atelier avec les responsables des indicateurs

Livrables

  • Plan de mise en œuvre
  • Plan de communication
  • Règles de gouvernance pour l’utilisation et l’évolution de la Balanced Scorecard

Scénarios de déploiement envisageables pour la mise en oeuvre d'une Balanced ScoreCard.

Scénario 1 Déploiement par indicateurs

Points forts

  • Possibilité d’avoir un point de comparaison entre zones / directions rapidement
  • Pas d’effet tunnel

Points faibles

  • Effort de conduite du changement conséquent en début de projet
Scénario 2 Big Bang

Points forts

  • Rapidité de mise en oeuvre

Points faibles

  • Risque élevé
  • Pas d'apprentissage progressif
Scénario 3 Déploiement par zone

Points forts

  • Capitalisation possible sur le pilote
  • Possibilité de déployer plus rapidement les principales entités

Points faibles

  • Pas de comparaison possible entre zones / directions

L’expérience montre que le scénario 1 est à privilégier dans les organisations centralisées et/ou mono métier, tandis que le scénario 3 est adapté aux organisations décentralisées ou multi métiers.

Exemple de Plan de mise en oeuvre :

 

Responsable Tâche Echéance
Management

Présenter la conception de la IT Balanced Scorecard au management de la direction métier pilote :

  • Valider le périmètre
  • „Préciser et valider la définition des KPI
 
Tous responsables d'indicateur  Amorcer le processus de collecte des indicateurs quand cela est nécessaire  
Tous responsables d'indicateur

Pour chaque KPI sous sa responsabilité :

  • Évaluer la faisabilité de la reconstitution de l’historique de l’indicateur
  • Quand cela est faisable, reconstituer l’historique de l’indicateur
 
Responsable BSC

Élaborer le rétro-planning trimestriel de la BSC :

  • Échéance pour la diffusion du formulaire de collecte de données
  • Échéance pour la collecte des données
  • Échéance pour la collecte de l’analyse des indicateurs
  • Échéance pour la finalisation de la BSC
  • Échéance pour la communication de la BSC
 
Responsable BSC

Construire le document de consolidation de la BSC (formulaire de collecte de données)

Finaliser le prototype pour la BSC

 
Responsable BSC

Finaliser les supports de communication pour la BSC :

  • Support de communication en mode « push » (emails, Comités Directeurs)
  • Support de communication en mode « pull » (Intranet, …)
 

Management

Responsable BSC

Définir la liste des destinataires internes et externes de la BSC  

Management

Responsable BSC

Tous responsable d'indicateur

Lancer la première édition de la Balanced Scorecard (périmètre réduit) :

  • Collecter les données et les commentaires/analyses auprès des responsables d’indicateur
  • Consolider et finaliser la BSC
  • Diffuser la BSC
 

Responsable BSC

Management

Recueillir le ressenti des utilisateurs sur la première version de la BSC et lancer le premier cycle d’optimisation  

 

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