Kit SI pour le directeur d'ESMS

Le directeur d’une structure médico-sociale n’est pas toujours familier des questions liées au système d’information. Pourtant, le numérique peut faciliter les échanges, soutenir les organisations et accroître la performance de la structure. Ce kit rassemble les outils incontournables pour un directeur sans culture informatique afin de maîtriser les notions de pilotage stratégique du système d’information.

Objectifs

Élaboré pour être facilement approprié par un directeur sans prérequis technique, ce kit permet de comprendre les notions liées au système d'information, faire le point sur la situation du système d’information de sa structure et engager une stratégie SI efficace au service des personnes accompagnées.

Ce kit se compose de plusieurs productions pour aider le directeur d’une structure médico-sociale à :

Comprendre les notions liées au système d'information :

• Pourquoi mobiliser le numérique dans une structure médico-sociale ? :
  Ce document explique les enjeux et intérêts de s’engager dans la transformation numérique et apporte une vision globale de ce que le numérique peut apporter au système d’accompagnement médico-social dans son ensemble. 
• En tant que structure sanitaire ou médico-sociale, suis-je concerné par le RGPD ? :
  Que l’on soit professionnel du secteur privé, du secteur public, du secteur associatif, ce document permet d’identifier les enjeux et les actions à mettre en œuvre pour se conformer aux dispositions liées à la protection des données personnelles.
• Comprendre ce que sont l'urbanisation et l'interopérabilité du SI :
  Ce document présente les enjeux et les atouts de l’urbanisation, et son articulation avec l’interopérabilité du SI.
• Comprendre ce que sont la mutualisation et l'externalisation du SI :
  Ce document définit les notions externalisation et de mutualisation de tout ou partie d'un SI, puis décrit le contexte et les enjeux majeurs associés pour faciliter la prise de décision.

Faire le point de la situation du système d’information de sa structure :

• Usage du numérique dans le secteur médico-social - 1er état des lieux national :
  Cette publication présente les grands constats issus de l'analyse des données du Tableau de bord MS et d'entretiens réalisés courant 2018, en restitue des enseignements et identifie les enjeux de développement du numérique dans ce secteur.
• Cartographie fonctionnelle du SI médico-social :
  Ce support présente en une page toutes les fonctions à couvrir par le SI pour répondre à l'ensemble des besoins des professionnels dans une structure médico-sociale. Des retours d’expériences d’organismes gestionnaires et d’appel d’offres dans le domaine SI ainsi que des vues détaillées de chaque bloc fonctionnel sont également joints.

Engager une stratégie SI efficace au service des personnes accompagnées :

• Pourquoi élaborer une feuille de route SI / schéma directeur SI dans une structure médico-sociale ? :
  Cet argumentaire permet d'identifier l'intérêt d'écrire une feuille de route SI (aussi appelé schéma directeur SI) précisant le plan d'action SI à mener pour répondre aux objectifs stratégiques de la structure.
• Elaborer une feuille de route SI / schéma directeur adapté au médico-social :
  Ce modèle de feuille de route SI (aussi appelé schéma directeur) est un document prêt à remplir, annoté d’explications de méthode nécessaires à son élaboration.
• Elaborer un cahier des charges pour une assistance à la rédaction de sa feuille de route SI :
  Ce modèle de cahier des charges permet de recourrir à une mission légère d'assistance à la rédaction de sa feuille de route SI.
• Elaborer une fiche CPOM sur le numérique :
  Ce document propose un canevas pour élaborer des fiches actions CPOM d'une structure médico-sociale. Il donne un panorama des actions pouvant être proposées : informatiser les métiers et la gestion de la structure, mettre en œuvre un SI orienté parcours, promouvoir l’innovation au service des métiers, etc.
• Comprendre quelles sont les instances de gouvernance du SI à mettre en place à minima :
  Ce document précise le niveau minimum de gouvernance SI stratégique et opérationnelle à mettre en place dans une structure médico-sociale (réponse aux besoins des utilisateurs, cohérence du portefeuille de projets dans son ensemble, performance de l’exploitation des outils et des infrastructures, compétences des équipes informatiques, etc.

Des outils pour la mise en oeuvre

D'autres boîtes à outils peuvent vous aider sur ce sujet :

Gestion de projet SI dans un ESMS

Cahier des charges types - Achat SI et relation avec son éditeur

Démarche processus

Déploiement

Conduite du changement - Communication

Gestion des compétences