Informatiser la chaîne logistique

Depuis sa création, Soins et Santé a connu d’importantes transformations dans son activité avec la création de plusieurs entités connexes en lien avec son métier historique, l’HAD. Le système d’information s’est transformé avec l’acquisition de modules/outils pour répondre à ces nouveaux besoins.

Le SI, tel qu’il est structuré aujourd’hui, est composé de différents outils dont les interfaces sont hétérogènes et peu interopérables. Des tâches doivent être réalisées manuellement, certaines données sont à ressaisir, les standards de traçabilité et de sécurité ne peuvent plus être parfaitement respectés. En l’état, le SI ne répond plus totalement aux besoins des professionnels et constitue un frein au développement de la structure.

Pour répondre à cette problématique, l’établissement a engagé une réflexion stratégique pour refondre son système d’information pour renforcer la cohérence de son SI. En ce sens, la ou les solutions déployées devront permettre de limiter les interfaces et de respecter tous les standards de qualité et de sécurité. Un audit des processus a été mené et doit permettre la définition précise des besoins avant la sollicitation des éditeurs.

Approvisionnements des fournisseurs à Soins et Santé

Les commandes fournisseurs pour les médicaments sont réalisées par le pharmacien. Les commandes pour les consommables sont réalisées par le Cadre Préparateur en Pharmacie.

Les commandes sont passées selon :

• Un cadencier conclu avec les laboratoires pour les produits à forte rotation ;

• Un état visuel des niveaux de stock pour les autres références.

La réception des marchandises est réalisée par le magasinier, dans une zone dédiée, selon un principe de marche en avant.

Approvisionnements de Soins et Santé aux patients

La préparation des livraisons patients en produits non pharmaceutiques suit le schéma suivant :

Selon les interlocuteurs rencontrés, les facteurs clés de succès à réunir pour la mise en place d’un SI logistique performant sont les suivants :

• Un portage de la réflexion au niveau de la Direction générale visant à mettre en place un SI le plus intégré possible et capable de soutenir le développement de l’ensemble des activités de la structure HAD dans une logique de parcours patients ;

• La capacité à prendre en compte les spécificités des HAD. La logistique constitue un enjeu majeur en HAD dans la mesure où les prises en charge sont réalisées à domicile et doivent respecter les mêmes conditions de qualité et de sécurité qu’en établissement de santé. L’efficacité de la prise en charge dépend en partie du bon fonctionnement du circuit logistique. Les enjeux sont les suivants :

  • Mettre à disposition le matériel et les dispositifs médicaux nécessaires au domicile de l’usager dans les délais permettant son admission à la date souhaitée.

  • Assurer l’approvisionnement en consommables dans des quantités et délais appropriés pour permettre aux professionnels d’assurer une prise en charge optimale, qu’elle soit programmée ou urgente.

  • Ajuster cet approvisionnement en temps réels selon les évolutions de l’état du patient et de sa prise en charge.

  • Coordonner le processus logistique avec l’activité des professionnels libéraux intervenants au domicile de l’usager (livraison, suivi des consommations, etc.)

  • Répondre aux exigences de sécurité et de traçabilité sur le circuit du médicament (conditions de livraison, de stockage des produits, etc.).

  • Optimiser les stocks à la PUI, au magasin et au domicile des usagers, en s’adaptant à la variabilité des pathologies et des volumes, variabilité liée à la nature même de l’activité HAD.

  • Évacuer les déchets médicaux en répondant aux exigences de traçabilité.

• Une réflexion continue sur la manière de « faire mieux » avec les outils existants pour améliorer la prise en charge des patients et les conditions de travail des personnels.