Retour d'expérience, témoignage
| Thématique | Contenu |
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| 1.Présentation de l’établissement |
Soins et Santé – HAD Lyon (ESPIC) a été créé en 1972 pour proposer des soins hospitaliers coordonnés au domicile des malades. Aujourd’hui, la structure assure la coordination d’acteurs salariés et libéraux pour prendre en charge des malades à leur domicile ou en établissements sociaux et médico-sociaux à la suite d’une demande du médecin traitant ou du médecin hospitalier. Après plusieurs grandes phases d’évolution, la structure regroupe :
L’activité de Soins et Santé s’est fortement développée ces dernières années. On dénombre actuellement :
Soins et Santé propose ses services sur un périmètre géographique étendu réparti sur le département du Rhône, le Nord Isère et quelques communes de l’Ain. Son siège, ses services de coordination et la PUI/logistique se situent à Rillieux-La-Pape en banlieue lyonnaise. Sur le plan des ressources humaines, l’établissement s’appuie sur des équipes médicales, soignantes, sociales et logistiques ; salariées et libérales. L’activité médicale et soignante de l’HAD est principalement réalisée par des professionnels libéraux (environ 3 000). Les salariés assurent les missions de suivi et de coordination. La structure continue d’innover et de se développer. L’HAD devrait prochainement atteindre 500 patients/jour. De nouveaux services apparaissent, avec par exemple la mise en place d’une association de esanté proposant des alertes préventives à domicile basées sur un système d’intelligence artificielle (apprentissage du rythme de vie des habitants via des capteurs installés à leur domicile pour déclencher une alerte en cas d’anomalie). |
| 2.Description du projet |
Depuis sa création, Soins et Santé a connu d’importantes transformations dans son activité avec la création de plusieurs entités connexes en lien avec son métier historique, l’HAD. Le système d’information s’est transformé avec l’acquisition de modules/outils pour répondre à ces nouveaux besoins. Le SI, tel qu’il est structuré aujourd’hui, est composé de différents outils dont les interfaces sont hétérogènes et peu interopérables. Des tâches doivent être réalisées manuellement, certaines données sont à ressaisir, les standards de traçabilité et de sécurité ne peuvent plus être parfaitement respectés. En l’état, le SI ne répond plus totalement aux besoins des professionnels et constitue un frein au développement de la structure. Pour répondre à cette problématique, l’établissement a engagé une réflexion stratégique pour refondre son système d’information pour renforcer la cohérence de son SI. En ce sens, la ou les solutions déployées devront permettre de limiter les interfaces et de respecter tous les standards de qualité et de sécurité. Un audit des processus a été mené et doit permettre la définition précise des besoins avant la sollicitation des éditeurs. |
| 3. Éléments clés de volumétrie |
Pour réaliser ces missions, l’équipe est composée de :
La consommation annuelle de l’HAD est estimée à 2 M€ pour les médicaments et 900 k€ pour les consommables. Le catalogue référence plus de 400 produits consommables (plus de 300 en rotation régulière) et 2 000 références sur la pharmacie (plus de 800 en rotation régulière). |
| 4.Organisation et processus |
Approvisionnements des fournisseurs à Soins et Santé Les commandes fournisseurs pour les médicaments sont réalisées par le pharmacien. Les commandes pour les consommables sont réalisées par le Cadre Préparateur en Pharmacie. Les commandes sont passées selon :
La réception des marchandises est réalisée par le magasinier, dans une zone dédiée, selon un principe de marche en avant. Approvisionnements de Soins et Santé aux patients
La préparation des livraisons patients en produits non pharmaceutiques suit le schéma suivant :
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| 5.Systèmes d’information |
Le système d’information regroupe plusieurs applications qui interviennent dans la gestion de l’usager et la logistique qui lui est associée. Le schéma ci-après décrit les principales composantes et interfaces :
Athome est l’élément central du système d’information. 90 % des usages et la quasi-totalité des flux d’information y sont centralisés (mais non intégrée, la plupart restant sur des fichiers PDF ou Word). Les interfaces qui seraient utiles entre les différents logiciels ne sont pas toutes mises en place et les fonctionnalités d’Athome sont limitées. De plus, un certain nombre de fonctionnalités existantes ne sont pas utilisées faute d’une ergonomie et d’une clarté suffisantes. Le SI est davantage utilisé comme une GED avec de nombreux documents. De nombreuses actions sont réalisées manuellement ou par l’intermédiaire d’outils ad hoc développés en interne. |
| 6.Facteurs clés de succès |
Selon les interlocuteurs rencontrés, les facteurs clés de succès à réunir pour la mise en place d’un SI logistique performant sont les suivants :
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