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Cas organisationnels fréquents

Deux cas sont fréquemment identifiés :

  • Cas 1 : L’établissement / le GHT met en œuvre le pilotage médico-économique, mais de manière manuelle (par exemple en utilisant des outils bureautiques) ;

  • Cas 2 : L’établissement / le GHT met en œuvre le pilotage médico-économique, en s’appuyant sur un SI décisionnel.

Les établissements dans le cas 1 n’atteignent pas les cibles HOP’EN, mais sont en mesure de produire des indicateurs médico-économiques. Seul le cas 2 permet d’atteindre les cibles HOP’EN.

Périmètre du domaine fonctionnel

Le Pilotage Médico-Economique (PME) recouvre les domaines de l’activité, les ressources humaines, la performance financière et la qualité d’un établissement de santé.

Il s’appuie sur un système d’information décisionnel (SID ; en anglais « Business intelligence », parfois appelé « le décisionnel ») qui, au-delà de la production des tableaux de bord, permet l’exploitation des données de l’établissement de santé dans le but de faciliter la prise de décision par :

  • La compréhension du fonctionnement actuel ;

  • L’anticipation des actions pour un pilotage éclairé de l’établissement de santé.

L’objectif de ce domaine est atteint si l’établissement prouve :

  • La production d’un tableau de bord par pôle qui couvre l’ensemble des domaines nécessaires au pilotage de l’établissement et des pôles ;

  • L’usage des tableaux de bord ;

  • L’alimentation du SI, pour fonder les tableaux de bord.

Ce domaine fonctionnel concerne les items du pilotage médico-économique :

  • Performance financière (recettes de l’établissement, par pôle…) ;

  • Ressources humaines (nombre d’ETP, salaires, absentéisme par pôle…) ;

  • Activité (taux d’occupation par pôle, évolution du nombre de séjours / séances, IPDMS…) ;

  • Qualité (indicateurs IPAQSS et TBIN…).

Cet indicateur porte sur l’ensemble des pôles / entités de l’établissement / du GHT.

Point de vigilance du domaine fonctionnel

Le pilotage médico-économique ne peut pas être réalisé en se reposant uniquement sur des outils de bureautique. Néanmoins, un dispositif automatisé, utilisant un outil bureautique comme dispositif d’affichage, est recevable. Dans ce cas, l’enjeu est celui de l’extraction automatisée des données depuis le système de production afin que les tableaux de bord puissent être produits à partir des outils bureautiques.

La démarche de mise en place d’un pilotage médico-économique au sein d’un établissement / du GHT est progressive. L’essentiel est de commencer à partager des informations même si le tableau de bord n’est pas exhaustif au départ. L’ENC et la participation à des études sont une opportunité pour développer le pilotage médico-économique.

Le tableau de bord peut être constitué de plusieurs tableaux de bord. Cependant, il doit permettre d’avoir une vue synthétique des différents domaines. Un ensemble de tableaux de bord opérationnels couvrant des éléments du système d’information de l’établissement ne constitue pas un outil de pilotage.

Le pilotage médico-économique fait l’objet d’un partage entre la direction et les pôles de l’établissement.

Principaux points durs rencontrés dans l’atteinte des cibles du domaine D5

Les principaux points durs communs à l’atteinte de tous les indicateurs de ce domaine sont :

  • Comment aborder le domaine fonctionnel D5 ?

  • Comment constituer l’équipe projet d’un projet de PME ?

  • Comment recenser les besoins de pilotage de son établissement ?

  • Comment anticiper les évolutions du PME (logicielles, réglementaires) ?

  • Comment récupérer les données de production (effectivité, justesse, régularité) ce qui nécessite la mise en place de connecteurs ?

  • Comment s’assurer de la diffusion du référentiel structure sur l’ensemble des outils ?

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