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Les établissements et groupes d’établissements partagent des problématiques et des interrogations communes sur les indicateurs d’usages qu’il paraît important de traiter avant de décrire précisément les modalités de calcul des indicateurs de chacun des domaines.

Pourquoi produire des indicateurs d’usage du SI ?

Au-delà de l’aspect strictement réglementaire, mener un projet d’informatisation nécessite de piloter de façon rigoureuse le déploiement et l’usage des systèmes informatiques installés.

Ce suivi s’appuie sur un tableau de bord, constitué :

  • D’indicateurs techniques, par exemple, les temps de réponse d’un système, le taux de disponibilité d’un équipement ;

  • D’indicateurs de suivi de projet, en particulier les indicateurs de déploiement et d’usage, objets de ce document ;

  • D’indicateurs métier, tels que, par exemple, le taux de conformité des prescriptions de biologie, le délai d’envoi des comptes-rendus, le temps passé par une infirmière au lit du patient, etc.

Il peut être intéressant de produire les indicateurs d’usage pour commencer à cadrer un domaine fonctionnel, même si l’établissement n’a pas encore atteint les prérequis.

Les indicateurs d’usage seront également utiles aux instances en charge de la qualité et la gestion des risques.

Pour qui produire des indicateurs d’usage du SI ?

Les indicateurs d’usage sont utilisés par :

  • La DSI, car ils facilitent son pilotage ;

  • La direction de l’établissement et les métiers, car ils permettent de communiquer sur le projet et concourent à une démarche qualité ;

  • Les instances nationales et régionales, dans le cadre du Programme HOP’EN. Les ARS pilotent le programme en région et la DGOS tend à homogénéiser au niveau national les atteintes des indicateurs d’usage.

Les calendriers sont déterminés par l’établissement au moment où ils candidatent.

Quelles sont les difficultés les plus fréquentes pour produire les indicateurs d’usage du SI ?

La définition des indicateurs d’usage du Programme HOP’EN laisse volontairement une marge d’adaptation à chaque établissement/groupe d’établissements. Ceci leur permet de les spécifier de façon adaptée dans leur contexte particulier :

  • Type d’établissements :

    • Établissement public/privé/privé à but non lucratif ;

    • MCO/SSR/psychiatrie, etc.

  • Taille de l’établissement.

La plupart du temps, la collecte, l’extraction et le traitement des données nécessaires au calcul des indicateurs ne sont pas toujours complètement automatisés. Le calcul des indicateurs peut être chronophage, peu fiable et donc peu reproductible d’une période à une autre. Il peut également être coûteux en raison des moyens RH internes et/ou du recours à des prestataires externes.

La collecte de certaines données est compliquée, soit parce que les données de base se trouvent dans des systèmes d’information externes à l’établissement, soit parce que des dispositifs spécifiques doivent être au préalable mis en place. La collecte des données externes n’est pas exigible, mais peut améliorer la pertinence des indicateurs dans certains cas.

Qu’entend-on par produire efficacement les indicateurs d’usage du SI ?

Dans l’esprit de ce document, la « production efficace d’un indicateur » signifie :

  • Démontrer la conformité de l’indicateur aux règles opposables ;

  • Produire les indicateurs à un coût raisonnable, en estimant d’une part le coût des développements informatiques et le coût de production des indicateurs d’autre part ;

  • Produire des indicateurs fiables et reproductibles à la fréquence exigée.

Quelles sont les conditions générales pour produire efficacement les indicateurs d’usage du SI ?

Identifier précisément les sources et la localisation des données

La localisation des données peut varier en fonction du type d’indicateur à produire. Les données sont présentes dans le Système d’information de l’établissement et/ou dans celui du prestataire ayant réalisé la requête.

L’établissement produit les indicateurs d’usage à partir des données dont il a la maîtrise.

Extraire et traiter les données de façon efficace

En cible et aussi souvent que possible, les données nécessaires à la production des indicateurs sont générées par des requêtes informatiques automatiques. Deux modes de production automatiques peuvent être envisagés :

  • Une ou plusieurs applications métier (par exemple le Dossier Patient Informatisé, le serveur de résultats d’examens, etc.) disposent d’un module permettant de produire les indicateurs, ou, a minima, d’extraire simplement les informations nécessaires sous une forme facilement exploitable ;

  • Les données requises sont extraites des applications métiers et intégrées automatiquement dans un système d’information décisionnel.

L’utilisation manuelle d’un outil bureautique de type tableur pour l’extraction, le traitement et le calcul des indicateurs est déconseillée en raison du temps important de production et du manque de fiabilité dans la reproduction régulière du calcul.

Toutefois :

  • Si l’outil bureautique est alimenté par des requêtes automatiques, son utilisation est fiabilisée ;

  • S’il est alimenté par des copiés/collés, ou par de la saisie manuelle, la production des calculs n’est pas fiabilisée.

Disposer d’une structuration des informations adaptée

Pour produire les indicateurs, il est nécessaire que les informations présentes dans le système informatique soient suffisamment structurées pour pouvoir être directement extraites sans retraitement complexe.

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