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Les travaux d’expression des besoins concernent un lot précis du SID. Ils ont pour objectif d’obtenir un consensus sur la description fonctionnelle détaillée du lot (restitutions, indicateurs, axes d’analyse), ainsi que sur les principaux éléments de son architecture technique applicative.

Cette étape a une durée variable en fonction de la maturité de l’établissement et du choix de la solution technique effectué en étape de cadrage. Elle doit être prolongée tant qu’il n’existe pas de convergence entre les acteurs sur la vision de la performance, les besoins de pilotage qui en découlent et leur déclinaison dans le SID.

La plupart des activités de l’étape sont réalisées dans le cadre de groupes de travail qui rassemblent les membres de l’équipe projet et des contributeurs. L’animation de ces ateliers nécessite de la part de l’équipe projet une préparation importante : maîtrise des techniques d’animation, capacité à expliquer le pilotage de la performance, anticipation des points de blocage…

Une première série d’ateliers permet de définir de façon précise le périmètre fonctionnel du lot, en s’assurant d’une forte interaction entre les acteurs métier et les informaticiens pour valider la faisabilité technique des besoins exprimés (activités 4 à 6) :

  • Description des restitutions (principes d’ergonomie, composition, période de rafraîchissement, modalités de diffusion), en s’aidant au besoin de maquettes statiques.
  • Définition des indicateurs et des données de base (définition, unité de mesure, formule de calcul, modalités d’interprétation, origine des données…) ainsi que des axes d’analyse (valeurs possibles, référentiel maître, règles de transcodification…). L’ensemble de ces définitions sont rassemblées dans des fiches qui constituent le dictionnaire des données.
  • Définition pour les utilisateurs des profils d’accès aux données (en fonction de leur nature et du niveau de détail souhaité) et aux fonctionnalités de restitution.

Une seconde série d’ateliers rassemblant des profils plus spécialisés permet d’approfondir les aspects suivants (activités 7 à 9) :

  • Analyse et contenu des interfaces avec les applications sources identifiées.
  • Détermination des grands principes d’administration (diffusion des restitutions, alertes…), et d’exploitabilité du SID.
  • Elaboration de la stratégie de démarrage (notamment la reprise des données existantes dans les systèmes sources).

Parallèlement, l’équipe projet rédige le plan de communication et le plan de formation du lot (activités 2 et 3. Pour davantage de détail, se référer à la fiche Animation du changement.

L’ensemble des résultats de ces travaux sont rassemblés dans un dossier de spécifications fonctionnelles détaillées (SFD), qui est validé par le comité de pilotage. Ce dossier permet de rédiger un cahier des charges sur le périmètre du lot concerné et de lancer un appel d’offres de maîtrise d’œuvre opérationnelle externe si nécessaire.

 

Productions associées à cette étape :

 

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