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Synthèse

Sommaire

Avant de se lancer dans le projet, l'établissement doit s'assruer qu'un certain nombre d'éléments sont réunis:

  • la préexistence de partenariats ou de relations privilégiées entre établissements avec les laboratoires et les centres d’imagerie dans le cadre d’initiatives de coopérations territoriales,
  • une capacité des structures de fournir au projet l’ensemble des moyens humains nécessaires à sa bonne conduite,
  • la capacité de la direction d’établissement à porter le projet .

Préexistence de partenariats ou de relations privilégiées [2]

Le contexte sera d’abord favorable par la préexistence de partenariats ou de relations privilégiées entre établissements avec les laboratoires et les centres d’imagerie dans le cadre d’initiatives de coopérations territoriales.

L’intégration des résultats externes implique plusieurs structures qui doivent travailler en partenariat. Les modalités pour structurer le partenariat dans le cadre du projet sont variées. Cela peut aller de la simple convention entre l’établissement et le(s) partenaire(s) jusqu’à la mise en place d’une structure juridique ad hoc type « groupement ».

La convention semble être favorisée dans le cadre de partenaires historiques pour lesquels les objectifs stratégiques et opérationnels pourront être mis en commun (tout au moins en partie). La mise en place d’une structure juridique va au-delà du simple échange de données informatisées et ne sera donc pas développée dans le présent document. Elle sera cependant évoquée car elle représente une des solutions mises en œuvre par les établissements interviewés.

A minima, la convention à établir entre l’établissement de santé et ses partenaires devra comporter les objectifs suivants :

  • Assurer la continuité et la traçabilité des échanges intra et inter établissement pour l’ensemble des prises en charge, quelle qu’en soit la modalité ;
  • Augmenter la qualité de la tenue des dossiers et l’exhaustivité de l’information ;
  • Impliquer les différents acteurs, organiser le pilotage et le suivi contractuel ;
  • Mesurer la qualité du service rendu pour tous les acteurs : internes, externes, et patients ;
  • Mettre en place des indicateurs de suivi de cette convention (bonne exécution du projet, temps de mise à disposition des données, respect des délais de transmission des résultats, etc.) ;
  • Comporter des éléments économiques de tarification et de facturation.

Tableau comparatif des modalités de structuration des partenariats des établissements rencontrés

 Capacité de l’établissement et des partenaires à fournir les moyens nécessaires au projet

Ensuite, le contexte sera favorable si les structures ont la capacité de fournir au projet l’ensemble des ressources nécessaires à sa bonne conduite, dont les moyens humains.

Il s’agit principalement d’identifier et de nommer :

  • un ou plusieurs référents métiers au sein de l’établissement ;
  • un référent métier chez les partenaires externes ;
  • un chef de projet DSI avec interlocuteurs identifiés pour la gestion de la plateforme technique et des postes de travail ;
  • un correspondant technique chez les partenaires externes .

Il s’agira de s’assurer de la pérennité de ces ressources en prévoyant autant que possible leur suppléance et en s’assurant du temps de travail qui leur est alloué dans le cadre de cette mission spécifique. Il est fortement conseillé de réunir ces ressources en équipe projet qui pourra par la suite devenir l’équipe de maintenance et de suivi, une fois la solution mise en production. En particulier, ils doivent pouvoir remonter directement les rapports d’anomalie. Ces intervenants doivent avoir la légitimité nécessaire pour assurer leur mission, notamment auprès des acteurs métiers et des fournisseurs de solution.

Au-delà de ces personnes ressources, l’aide d’un responsable assurance qualité ou d’un gestionnaire de risques sera utile pour la formalisation des procédures, la réalisation de la cartographie des risques potentiels et l’élaboration du cahier des charges de la solution à envisager.

Tableau comparatif des moyens humains mis en œuvre pour le projet d’intégration des résultats externes par les établissements

Capacité de la direction de l’établissement à porter le projet

Enfin, un dernier élément de contexte indispensable à la réussite du projet tient dans la capacité de la direction d’établissement à le porter.

La mise en place d’une démarche d’intégration des données externes est souvent initiée par une recherche de productivité, de sécurité et d’efficacité. Il est nécessaire d’adapter les mécanismes organisationnels et d’améliorer les flux internes, au sein de l’établissement de santé, et externes, entres structures de soins. Ce type de projet a donc des effets importants sur les organisations et le système d’information en lui-même. Il nécessite par conséquent une très forte implication de la direction de l’établissement. Il est donc impératif d’avoir un membre de la direction ou du comité directeur au sein du groupe de pilotage de la démarche d’intégration (notion de promoteur). Outre l’impulsion du projet, la Direction jouera ici un rôle important de pilotage et d’arbitrage.

De même, il est important de souligner l’implication de la CME soit par l’intermédiaire de son président soit par l’intermédiaire d’un représentant désigné afin de s’assurer d’une part de l’adéquation de la démarche avec les besoins des prescripteurs et utilisateurs ; d’autre part de l’adhésion du corps médical à la démarche (le projet pouvant impliquer de nombreux changements organisationnels).

 

 

[2] ANAP, Coopération territoriale en biologie médicale : Enseignements et monographies, janvier 2013

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