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La structuration des documents

Les établissements pilotes s’accordent dans le constat que les documents à publier dans le DMP doivent être structurés en préalable au déploiement du DMP. Le chef de projet du CHU de Toulouse, Karine Lajoinie, souligne « Il y a eu un gros travail d’analyse des textes et des lettres types pour déterminer ce qui pouvait être adressé au patient et donc alimenter le DMP. »

Quels documents de l’établissement alimentent le DMP ?

Les documents stockés dans le dossier patient informatisé de l’établissement alimentent en priorité le DMP :

- la lettre de consultation

- le compte-rendu de consultation (plus structuré)

- le compte-rendu de sortie d’hospitalisation

- la lettre complémentaire de compte-rendu d’hospitalisation qui contient des résultats et informations liés au séjour, publiée après la sortie du patient

Les logiciels de spécialités (radiologie, laboratoire, radiothérapie, ophtalmologie…) ou les logiciels d’officine utilisés dans des cabinets médicaux n’alimentent pas toujours le dossier patient de l’établissement. Si tel n’est pas le cas, un projet doit être mené avec chaque service concerné pour alimenter le dossier patient de l’établissement et le DMP, par ricochet. En attendant, l’alimentation du DMP peut se faire au travers du logiciel de spécialité s’il est « DMP compatible ».

Tous les documents produits par les médecins ne sont pas nécessairement envoyés automatiquement dans le DMP. Soit en fonction du type de document, soit par action manuelle, les secrétaires choisiront les éléments à transmettre, avant leur validation et la signature médicale. En effet, certains comptes-rendus d’examens, tel qu’en imagerie ou en anatomopathologie, peuvent contenir des informations sensibles que seul un professionnel de santé peut annoncer et expliquer à un patient. C’est le cas par exemple en cas de pathologie grave, comme en oncologie.

Alimentation automatique et interopérabilité

Les établissements mettent en place les connecteurs DMP livrés avec les logiciels « Dossier Patient » ou les composants installés, en complément, pour gérer les flux entre les différentes applications, à savoir, en anglais, l’Entreprise Application Integration’ (EAI). L’EAI permet de gérer l’interopérabilité entre l’ensemble des applications du système d’information. C’est grâce à l’EAI que les flux sont contrôlés et supervisés pour alimenter le DMP et d’autres applications telles que la messagerie sécurisée ou le portail Internet des établissements.

Le flux automatique envoyé au DMP consiste en l’envoi d’un fichier contenant les données patient et les caractéristiques du document envoyé. En retour, le système du DMP renvoie l’état de la transmission (acquiescement, ou codes erreurs éventuels).

Gestion des anomalies

Les flux DMP nécessitent une surveillance et la mise en place de nouvelles procédures, cela même après le démarrage de l’alimentation automatique par les établissements.

Les établissements doivent dédier des moyens et une organisation pour surveiller les flux et traiter les anomalies.

Les processus de traitement des rejets ou des anomalies sont à étudier et à mettre en place en lien avec les cellules d’identitovigilance, les DSI et les GRADeS. En effet, les documents intégrés dans le DMP sortent des établissements et peuvent alimenter également des logiciels de médecins de ville ou d’autres établissements. Le traitement de bout en bout des anomalies doit être prévu.

Les établissements doivent donc veiller à mettre en place un circuit permettant de gérer les anomalies ou les demandes de rectification des patients. Les principales anomalies proviennent :

  • De la constitution en amont des flux sans contrôle de certaines données. Par exemple, le nom des praticiens n’est pas issu du Répertoire Partagé des Professionnels (RPPS).

  • D’envoi du flux de données sans vérification de l’existence du DMP du patient. Pour ce faire, les éditeurs devraient fournir un moyen pour collecter cette information.

  • D’erreur de saisie lorsque l’INS-C ou d’autres données structurantes sont saisies manuellement

  • De problème d’identitovigilance et d’enregistrement de documents dans un mauvais dossier patient.

Les anomalies devraient faire l’objet d’un suivi par une instance de chaque établissement telle que la cellule d’identitovigilance.

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