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Le cahier des charges national PAERPA précise plusieurs orientations concernant la gouvernance du projet PAERPA :

  • une équipe projet  : « Le pilotage global du dispositif est assuré par l’ARS du territoire pilote qui constitue une équipe projet ad hoc », sous la responsabilité d’un chef de projet ;
  • une table stratégique  : « La gouvernance territoriale est assurée par une table stratégique départementale comprenant le Conseil général, l’ARS et les organismes locaux d’Assurance maladie et d’Assurance vieillesse ». Dans les faits, cette table n’est pas nécessairement départementale. De même, sa composition est largement étoffée dans les neuf territoires expérimentateurs (représentant des usagers, URPS...), mais, dans certains cas, des groupes plus réduits des financeurs sont organisés. La participation du référent SI PAERPA de l’ARS est à promouvoir dans cette table. « La table stratégique départementale veille à la bonne exécution du projet pilote, au respect des engagements pris par les acteurs locaux et s’assure de la cohérence des démarches et initiatives locales, au regard des objectifs du projet pilote. Elle rend les arbitrages nécessaires en conséquence. Elle est une instance décisionnelle et évaluative et assure la gouvernance de la coordination clinique de proximité et de la coordination territoriale d’appui » ;
  • une table tactique : « La coordination territoriale rassemblant les différents dispositifs de coordination existants sur le territoire s’appuiera sur une table tactique, comprenant l’ensemble des représentants des professionnels des secteurs sanitaires (et notamment des professionnels de santé libéraux), sociaux et médico-sociaux ainsi que des personnes âgées, pour identifier les besoins de santé, d’offre de soins et de services dans le cadre d’une responsabilité populationnelle, de définir des indicateurs de suivi, ainsi que les axes de la formation nécessaires sur le territoire. Elle est une instance opérationnelle de pilotage ». La participation du référent SI PAERPA de l’ARS à cette table est vivement recommandée, dès le début du projet. Dans l’éventualité où des secteurs représentés dans cette table disposent de référents système d’information, il est souhaitable qu’ils participent à cette table.

La mise en place de la gouvernance du projet est un prérequis dans la conduite du projet. Elle doit être formalisée, au moyen d’une lettre d’engagement qui clarifie les modalités d’organisation dans PAERPA. Elle doit être signée par les financeurs et les principaux acteurs du territoire.

La gouvernance PAERPA doit s’intégrer à la gouvernance territoriale existante sur l’organisation de la prise en charge des personnes âgées (notamment avec l’articulation de la gouvernance MAIA, quel est le niveau de conformité aux orienta- tions définies dans le cahier des charges national PAERPA ?).

Par ailleurs, un point d’attention particulier est à porter à la gestion des risques projet, ainsi qu’à la communication tout au long du projet. La mise en place d’une gestion de risques dès le cadrage du projet est une bonne pratique à mettre en œuvre d’autant que les acteurs de PAERPA sont nombreux. L’évaluation des risques et la mise à jour du plan d’actions associé (Cf. les outils ANAP développés dans le cadre du programme PAERPA) doivent être faites régulièrement, a minima avant chaque instance de pilotage.

À ce jour, 6 prérequis11 non exhaustifs ont été identifiés sur les neuf territoires expérimentateurs. Ces prérequis permettent de générer l’information qui viendrait alimenter le système d’information, et la diffusion de cette information aux personnes habilitées, en particulier les quatre documents de synthèses dématérialisés :

  1. Désigner un référent PPS ;
  2. Identifier les membres acteurs de la CCP ;
  3. Rendre compte de la réalisation du PPS ;
  4. Organiser le(s) bilan(s) d’étape du PPS ;
  5. Diffuser le PPS aux autres professionnels habilités ;
  6. Doter chaque résident d’EHPAD d’un DLU.

La communication et la conduite du changement sont à structurer dès le cadrage du projet, pour une mise en œuvre sur toute sa durée. Outre le pilotage stricto sensu, des actions de sensibilisation et de mobilisation des acteurs doivent être conduites tout au long du projet, dès la phase de cadrage et pendant la mise en œuvre. Cette problématique transverse de la communication doit être intégrée dans le pilotage, car elle concerne à la fois la mise en place de l’organisation métier, de l'organisation des fonctions support , de l’évaluation, des systèmes d’information. En effet , le projet PAERPA vise à provoquer des évolutions dans les pratiques de coordination des acteurs, d’où l’importance de sensibiliser le plus directement possible les acteurs et leurs usages (exemple classique : la disponibilité d’une messagerie sécurisée n’entraîne pas ipso facto l’utilisation de cette messagerie par les professionnels de santé)

Une fois le cadrage réalisé et la gouvernance définie, une réunion de lancement (table tactique ou stratégique en fonction des contextes locaux) doit permettre de sensibiliser les acteurs sur la démarche conduite, et de les impliquer le plus rapidement possible. La note de cadrage rédigée sous la houlette du chef de projet doit faire l’objet d’une validation et d’un lancement par cette instance pour mise en œuvre.

11 – Les fiches techniques afférentes sont présentées en annexe

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