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Glossaire

L’organisation des systèmes d’information se construit en fonction de l’organisation métier cible, des systèmes d’information existant sur le territoire, des moyens et délais qui y seront consacrés. La corrélation entre le projet d’organisation PAERPA et le projet système d’information est donc nécessairement très forte.

Le développement du SI ne pourra se construire qu’en se fondant sur un état des lieux suffisant des systèmes et usages existant sur le territoire.

Les grandes phases de déroulement du projet système d’information PAERPA sont :

Articulation entre les objectifs de l’organisation métier et les objectifs SI

Lors de cette étape, la définition des objectifs des organisations métier et des systèmes d’information est fortement corrélée, entraînant plusieurs conséquences en termes de gestion de projet. D’où la nécessité :

  • D’associer très en amont les référents systèmes d’information dans toutes les réflexions ;
  • De mettre en cohérence les fiches actions en termes d’organisation métier et d’organisation des systèmes d’information  : il est nécessaire de positionner les actions système d’information dans le plan d’actions et le planning global ;
  • De formuler différents niveaux d’objectifs en fonction des contraintes du territoire, par exemple, un premier niveau d’objectif à court terme pouvant viser un processus dégradé (mise à disposition de PPS sous format papier, numérisé, sur une plateforme d’échange d’information partagée ; possibilité d’échanger le PPS en format PDF par messagerie sécurisée ou dans le DMP). Cette notion renvoie à la définition de la faisabilité du projet. La cartographie des SI réalisée en phase de diagnostic doit permettre de comprendre les choix réalisés par les différents acteurs du territoire sur leurs SI (choix en termes de solutions, niveaux d’externalisation, mutualisations…) et, par conséquent, les éventuels enjeux à anticiper en termes d’urbanisation des SI.

Ce dernier point doit conduire à traiter a minima six sujets de convergence entre les acteurs du projet PAERPA, avec des actions à intégrer le cas échéant dans le plan d’actions :

  1. Le respect des standards d’interopérabilité définis par l’ASIP Santé ;
  2. La nécessité de DMP compatibilité des logiciels qui alimenteront le DMP. À défaut, les professionnels ou les structures peuvent accéder au DMP par Internet ; des solutions ergonomiques d’interface existent également sur le marché ;
  3. La maturité des politiques de sécurité et le niveau de respect des référentiels en la matière (PGSSI-S, PRA, PCA…) et, plus généralement, la disponibilité et la fiabilité du SI (performance du système, détection des problèmes fonctionnels…), a minima respect du prérequis Hôpital Numérique ;
  4. L’existence et l’accessibilité des référentiels (patients, annuaires professionnels…), permet tant notamment de garantir un suivi des mouvements des patients (quelle traçabilité ? quel respect des règles d’identito-vigilance ?), a minima respect du prérequis Hôpital Numérique ;
  5. L’existence ou non d’outil de gestion centralisée des habilitations et, plus généralement, la gestion de la confidentialité, a minima respect du prérequis Hôpital Numérique. Le respect du décret hébergeur de données de santé est à ce titre obligatoire pour l’entité hébergeant les documents dématérialisés mentionnés dans le cahier des charges PAERPA ;
  6. La gestion des risques, en permettant notamment la collecte et l’analyse des événements indésirables.

Étude d’impact

Une fois les objectifs opérationnels SI précisés, il est alors possible d’identifier les impacts potentiels sur les systèmes d’information existants de façon à définir l’architecture fonc- tionnelle cible. Les fiches actions annexées à la convention territoriale sont à ce titre des outils clés, d’où l’intérêt pour les acteurs de s’approprier ces fiches. La réalisation de cette étude permet d’identifier et mesurer les impacts sur les sujets de convergence évoqués ci-dessus. Les impacts SI sur les processus peuvent être de différentes natures :

  • Apports de fonctionnalités SI non disponibles ;
  • Modification de processus existants, nécessité de formaliser de nouvelles procédures en fonction des contraintes induites par les outils existants qui seront utilisés ;
  • Nouveaux moyens techniques requis (serveurs, espaces de stockages, réseaux…) ;
  • Nouveaux outils requis pour les échanges entre professionnels (signatures électroniques, cartes CPS…) ;
  • Appels à des nouveaux usages requérant la mobilité (ordinateurs portables, téléphones portables de type smartphone, tablettes…) ;
  • Nécessité renforcée de disposer de mises à jour (ex : nouvelles versions des logiciels de cabinet permettant la DMP compatibilité par exemple) ;
  • Émergence de nouveaux métiers, renforcement nécessaire de ressources humaines pour prendre en charge de nouvelles fonctionnalités requises.

Dans cette étude d’impact est également abordée la dimension du suivi et de l’évaluation. L’ensemble des acteurs et partenaires du projet PAERPA doivent être en mesure de produire les indicateurs qui seront définis comme pertinents dans le cadre de l’évaluation. Ces indicateurs doivent autant que possible être produits de manière automatisée. Leur mode de production et leur gestion doivent faire partie intégrante du système d’information.

L’étude d’impact doit être présentée aux acteurs, dans le cadre de la gouvernance PAERPA, de façon à susciter l’adhésion aux changements, et préciser le niveau de faisabilité du projet au regard des contraintes à anticiper pour la mise en œuvre.

 Définition de la cible et de la trajectoire

Une fois l’étude validée, la définition de l’architecture fonctionnelle et technique cible peut être réalisée. Cette cible porte sur 6 champs :

  • Les objectifs éventuellement retenus en termes d’urbanisation ;
  • L’architecture fonctionnelle de la (ou des) solution(s) ;
  • L’architecture technique de la (ou des) solution(s) ;
  • Les évolutions organisationnelles ;
  • Les ajustements éventuels sur les planifications SI des acteurs (PRA, PCA) ;
  • L’organisation des fonctions support.

En fonction de la cible, la trajectoire de mise en œuvre est formalisée dans un plan d’actions associé à un calendrier. Les indicateurs de pilotage du projet (actions à réaliser, coûts et délais) doivent permettre d’en mesurer l’avancement.

À toutes les étapes du processus de prise en charge de la personne âgée, les fonctions supports contribuent à la performance du dispositif. La mise en place de ces fonctions support doit donc être prévue dès la phase de conception du projet PAERPA.

La notion de fonctions support peut recouvrir un périmètre large ( juridique, ressources humaines, achats, communication, systèmes d’information, finances, comptabilité...). De ce fait, il est nécessaire d’organiser :

  • Le support technique aux utilisateurs ;
  • La gestion des habilitations : qui habilite, selon quel processus, et quels critères ? ;
  • La gestion et l'administration des systèmes d’information ;
  • La gestion et la conservation des données, des documents recueillis et créés dans le cadre de PAERPA :
    • Le respect des règles d’hébergement des données de santé : la procédure d’agrément des hébergeurs de données de santé à caractère personnel est précisée par le décret du 4 janvier 200615. Si l’agrément est délivré par le ministre de la Santé (transmis à la CNIL), le responsable du projet PAERPA doit être en mesure d’anticiper, dans le cadre de sa gestion projet, les contraintes réglementaires liées à cette procédure. L’agrément est délivré pour 3  ans. Les problématiques d’hébergement peuvent, à l’occasion d’un projet PAERPA , être remises à plat , en imaginant par exemple des formes différentes d’hébergement par rapport aux pratiques existantes (exemple : des éditeurs hébergent fréquemment de façon préférentielle les SIH de leurs adhérents, pratique contraire à une approche homogène du parcours de santé de la PAERPA sur un territoire donné).
    • La capacité à stocker les données ;
    • La struc turation des données, de façon à pouvoir les exploiter par la suite ;
    • Les modalités de conservation sous format numérique posent la question de la structuration des données et, par conséquent, de la facilité d’utilisation des données stockées. Dans le cas où le processus nécessite l’archivage de supports papier, la numérisation des supports peut être envisagée et, dans ce cas, le respect des recommandations des Archives de France doit être assuré (voir le vademecum des Archives de France).

Mise en œuvre

Une fois la trajectoire définie, formalisée et validée dans le cadre de la gouvernance PAERPA , la mise en œuvre peut débuter. Elle est alors pilotée en mode projet, faisant partie intégrante du projet PAERPA.

Le chef de projet PAERPA pourra en tant que de besoin associer les compétences SI et métiers nécessaires (services informa- tiques des acteurs, éditeurs de solutions, référents métiers...). L’utilisation de pilotes ou d’expérimentations sur le territoire peut être requise. Elle doit alors être inscrite dans le calendrier.

La réalisation de maquettes en environnement de test est fortement recommandée dès lors que le niveau de complexité du déploiement implique un contrôle sur :

  • Le fonctionnement d’interfaces ;
  • La performance des interfaces dans le temps ;
  • La capacité à répondre aux dysfonctionnements rencontrés (logs d’erreur, alerte), et de les piloter.

Le fonctionnement en routine nécessite la mise en place d’un dispositif de surveillance de la qualité de service, et de maintenance des applications et des infrastructures dédiées. Il appartient à chaque porteur de projet de le mettre en place en fonction de l’existant de son territoire. 

15Décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l'hébergement de données de santé à caractère personnel et modifiant le Code de la santé publique (dispositions réglementaires) 

- Article L .1111- 8 du Code de la santé publique autorise les professionnels de santé « à déposer des données de santé à caractère personnel auprès de personnes physiques ou morales agréés à cet effet » mais uniquement « avec le consentement exprès de la personne concernée ».

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