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Méthode ♦ Kit de productions

Valoriser en interne la prestation de conseil du biologiste

Glossaire

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Le biologiste passe une partie de son temps à réaliser une prestation de conseil auprès des cliniciens. Ses conseils permettent de préciser la prescription d’examens biologiques, d’éclairer le diagnostic et d’orienter la thérapeutique. Cette activité est inhérente au rôle de biologiste, cependant le temps passé à cette prestation de conseil est difficilement quantifiable. Cette fiche vise à aider à la valorisation de cette prestation en interne (à la fois à l’échelle du laboratoire mais de manière générale à l’échelle de l’établissement).

  • Comment quantifier la prestation de conseil du biologiste ?
  • Comment valoriser et renforcer la prestation de conseil ?

Cible

  • Biologistes médicaux
  • Chef de service du laboratoire
  • Chef de pôle de biologie
  • Directeur fonctionnel

Enjeux

  • Disposer d’un outil de valorisation de la prestation de conseil
  • Réaliser un état des lieux sur le temps alloué actuellement par les biologistes pour la prestation de conseil :
    • Temps global actuel
    • Organisation de la prestation entre les biologistes
  • Alimenter les réflexions sur une éventuelle évolution de la fonction :
    • Adéquation avec le besoin total de l’établissement
    • Efficience des modalités de prestation de conseil choisies

 

Indicateurs de suivi

  • Temps en ETP passé à la prestation de conseil par biologiste
  • Nombre moyen et total d’ETP consacré à la prestation de conseil dans le laboratoire
  • Pourcentage du temps passé à la prestation de conseil au sein du laboratoire
  • Degré de satisfaction des prescripteurs sur la prestation de conseil (joignabilité, niveau d’expertise, …)

Kit outils

  • ANAP_Questionnaire prestation de conseil
  • ANAP_Analyse questionnaires

Prérequis

  • Implication de tous les biologistes du laboratoire
  • Définition des missions de prestation de conseil spécifiques à l’établissement

Clés de la réussite

  • Remplissage complet du recueil de prestation de conseil et analyse commune à minima au sein de chaque secteur ou à l’échelle du laboratoire

Thèmes et fiches associés

  • Utiliser les différents outils de la relation clinico-biologiste
  • Mettre en place une adéquation entre les ressources et l’activité
  • Renforcer le rôle du biologiste dans le parcours du patient
  • Synchroniser les temps médicaux et non médicaux

 

Sommaire

1. Qu’est-ce que la prestation de conseil ?

2. Comment réaliser un état des lieux de la prestation de conseil

2.1. Les différentes missions de la prestation de conseil

2.2. Recueil du temps passé sur les missions de conseil

2.2.1. Objectifs du recueil

2.2.2. Méthodologie d’utilisation du recueil

3. Comment utiliser l’état des lieux pour valoriser la prestation de conseil

3.1. Analyse

3.2. Utilisation des résultats

3.2.1. Niveau stratégique

3.2.2. Niveau organisationnel

3.2.3. Niveau opérationnel

4. Pour aller plus loin

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Qu’est-ce que la prestation de conseil ?

La prestation de conseil pour le choix des examens en phase pré-analytique et l’interprétation des résultats en phase post-analytique est une obligation en France, depuis la norme NF ISO 15189.

Les exigences Cofrac pour l’accréditation précisent : « Le laboratoire doit être en mesure de prouver l’application de ses dispositions et doit conserver les enregistrements des actions principales et/ou significatives réalisées, précisant notamment la nature de ces actions. »

Le document de référence se trouve sur le site du Cofrac : Exigences pour l'accréditation selon la norme NF EN ISO 15189, https://cofrac.fr

Cependant cette prestation de conseil couvre de nombreux champs d’actions, rendant cette activité difficilement « valorisable » au global. La prestation ne dispose d’aucun système de rémunération spécifique et il est difficile pour le biologiste de quantifier précisément les impacts de ces interactions ainsi que le temps passé à les réaliser.

Dès lors, une première définition de la prestation de conseil pourrait être « tous les actes réalisés par le biologiste dans le but d’éclairer le diagnostic du clinicien ».

Cette prestation de conseil du biologiste vers le clinicien intervient à différentes phases du processus biologique :

  • Dans la phase pré-analytique : conseil pour le choix des examens de biologie médicale qui peut conduire à une modification de le prescription (examens supplémentaires, suppressions d’examens inutiles, redondants ou trop fréquents, remplacement d’examens)
  • Dans la phase post-analytique : interprétation des résultats des examens et conseil pour le diagnostic ou le traitement.

Dans le cadre de cette prestation, le biologiste est également amené à effectuer une veille des innovations technologiques en matière d’examens médicaux, en parallèle de ces interactions directes avec les cliniciens.

Cette prestation de conseil fait partie intégrante des missions du biologiste pour atteindre la juste prescription et améliorer la qualité des diagnostics. Elle contribue au dialogue entre cliniciens et biologistes.

Cette fiche vise à aider les biologistes à valoriser le temps passé à la prestation de conseil. Pour cela il est proposé d’effectuer un état des lieux en recueillant le temps passé à chaque mission de la prestation de conseil. L’analyse de cet état des lieux peut alors être un support de communication pour mettre en avant la prestation de conseil (ses réalisations et ses impacts sur l’organisation du travail, les besoins non-couverts…).

 

2. Comment réaliser un état des lieux de la prestation de conseil

2.1. Les différentes missions de la prestation de conseil

La prestation de conseil peut être adressée à différents destinataires :

  • Aux biologistes ou aux cliniciens
  • En interne à l’hôpital ou pour la médecine de ville

Cette partie contient la description des différentes missions de la prestation de conseil listées dans le recueil (« Annexe 1 : ANAP_Questionnaire prestation de conseil ») : cette liste est non exhaustive. Elle peut être complétée par d’autres missions définies comme entrant dans le périmètre de la prestation de conseil.

  • Modification de prescriptions : Lors de la phase pré-analytique le biologiste peut conseiller le clinicien sur les tests biologiques à réaliser à la vue du dossier médical du patient. Cela peut amener à une modification de la prescription et peut aider à atteindre une plus juste prescription.
  • Appel téléphonique pour l'interprétation du résultat biologique : Lors de la phase post-analytique le biologiste peut apporter son aide au clinicien sur le diagnostic. Il faut distinguer ici le cas où c’est le biologiste qui appelle le clinicien du cas où le clinicien sollicite directement le biologiste.
  • Appel téléphonique pour une précision ou un ajustement de la prise en charge thérapeutique du patient : Au-delà du diagnostic en phase post-analytique, le biologiste peut donner des conseils sur le traitement à donner au patient. Encore une fois cet appel peut venir du biologiste ou du clinicien.
  • Réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP) : Des sujets relevant de la biologie peuvent être à traiter dans le cadre de ces réunions pluri-professionnelles et collégiales. Ce besoin peut se traduire par la présence physique du biologiste pour participer à ces échanges.
  • Staffs : Des concertations en interne du laboratoire peuvent avoir lieu lors des staffs pour traiter d’une question relevant de la prestation de conseil. Il peut s’agir de staffs entre biologistes uniquement ou de staffs incluant les services cliniques.
  • Échange oral : Le biologiste peut échanger directement de vive voix avec le clinicien.
  • Compte rendu écrit : Le biologiste communique traditionnellement les résultats des examens par un compte rendu écrit qu’il délivre au médecin et au patient. Ce bilan contient les résultats, les valeurs normales de l’examen et un commentaire sur les résultats.
  • Description détaillée dans le DPI : Une demande relevant de la prestation de conseil peut être transmise via le DPI, dans certains cas.
  • Veille sur les innovations médicales : Ce temps de veille, assuré par le biologiste, permet de maintenir une connaissance à jour du point de vue des innovations, afin de garantir une réponse de qualité aux sollicitations relevant de la prestation de conseil.
  • Participation à des congrès pour développer une expertise médicale
  • Avis d’expert auprès d’autres biologistes : Certains laboratoires sont reconnus pour leur expertise dans un domaine particulier d’examens. Les biologistes peuvent alors être sollicités par des confrères d’autres établissements souhaitant des précisions ou des conseils sur ce domaine. C’est par exemple le cas pour les centres de référence de maladies rares.

 

2.2. Recueil du temps passé sur les missions de conseil

2.2.1. Objectifs du recueil

Le but du recueil n’est pas de juger la charge de travail individuelle, mais bien d’estimer la ventilation globale de l’activité des biologistes et en particulier la décomposition du temps passé aux différentes missions de la prestation de conseil. Pour cela il est nécessaire pour chaque biologiste du laboratoire de remplir un recueil, dans lequel il estime le temps consacré à chaque mission de prestation de conseil, lors d’une semaine type. Il est nécessaire de considérer l’ensemble des activités de conseil réalisées, quelle que soit l’échelle (domaine, laboratoire, GHT).

Un exemple de recueil est fourni dans le fichier Excel « Annexe 1 : ANAP_Questionnaire prestation de conseil » attaché à cette fiche. L’ensemble des missions de la prestation de conseil y est listé et l’outil permet d’y associer le temps passé par semaine (en heures et en ETP). Il est bien sûr possible d’y ajouter des missions qui vous sembleraient pertinentes ou bien d’adapter les missions listées à celles réalisées dans votre établissement, si nécessaire.

 

2.2.2. Méthodologie d’utilisation du recueil

Cette partie explicite la démarche d’utilisation du recueil et les modalités de remplissage de l’outil (« Annexe 1 : ANAP_Questionnaire prestation de conseil »).

1. Réunion préliminaire des biologistes, afin de faire connaitre à tous les objectifs de la démarche de recueil du temps de prestation conseil, ainsi que les modalités d’utilisation et de remplissage de l’outil.

2. Saisie des informations dans l’outil :

  • Pour remplir l’outil, commencez par indiquer votre nom, statut, domaine d’activité et votre quotité de temps de travail. 1,0 correspond à un temps plein, 0,8 à 4 jours travaillés sur 5 dans une semaine et 0,5 à un mi-temps, etc…
  • Veuillez ensuite indiquer pour chacune des catégories le temps que vous y consacrez lors d'une semaine type, représentative de vos activités annuelles. Ce temps devra être exprimé en format horaire. Ne remplissez que les cases orange. Le recueil calculera automatiquement le temps annuel correspondant en ETP.
  • Pour les activités plus ponctuelles, utilisez un ratio. Par exemple, une participation à un évènement lors d'une journée par mois représente 2h par semaine (nombre d'heures passées sur l’activité dans le mois / nombre d'heures total travaillées dans le mois).
  • Veillez ainsi à ce que le total global (cellule E45) soit égal à votre temps de travail hebdomadaire.

3. Compilation et analyse des résultats des recueils de tous les biologistes. Le champ des possibles en manière d’analyse des résultats est détaillé dans la partie suivante.

4. Présentation des résultats aux biologistes ayant participé

5. Définition des modalités de diffusion et d’utilisation des résultats en fonction de la finalité visée (principaux messages à faire passer, support de diffusion, public cible, etc.)

 

3. Comment utiliser l’état des lieux pour valoriser la prestation de conseil

3.1. Analyse

Par conception, les prestations intellectuelles telles que la prestation de conseil sont difficilement « quantifiables », tant elles sont réalisées « au fil de l’eau » par les biologistes et constituent un volant à part entière de leur mission.

Pour autant, lorsqu’un laboratoire ou un établissement ouvre une réflexion sur cette prestation de conseil (structuration, développement), il n’est pas rare de manquer d’éléments organisationnels et quantitatifs sur l’activité de prestation de conseil déjà réalisée. L’outil vise donc à mesurer le temps consacré, et ce de différentes manières.

Après avoir récupéré le recueil d’activité de chaque biologiste du laboratoire, et en s’appuyant sur le second outil (Annexe 2 : ANAP_Analyse_questionnaires), deux types d’analyses peuvent être effectuées :

  • Au niveau global de la prestation de conseil :
  • Un histogramme représentant le poids de la prestation de conseil dans l’activité de chaque biologiste (1 barre d’histogramme représente 1 biologiste).

Exemple d'histogramme représentant la répartition de la prestation conseil dans l'activité des biologistes

 

  • Ce graphique permet de visualiser rapidement et simplement le temps passé à réaliser la prestation de conseil pour chacun des biologistes, ainsi que les variations entre les biologistes.
  • A ce graphique peut être ajouté le calcul du nombre d’ETP concernés (total et moyen) et du pourcentage du temps de travail total consacré à la prestation de conseil par biologiste

 

  • Au niveau de chacune des composantes de la prestation de conseil :
  • Les mêmes analyses en ciblant une ou plusieurs composantes spécifiques de l’activité de prestation de conseil.

Exemple d'histogramme représentant le poids d'une composante spécifique de la prestation conseil dans l'activité des biologistes

3.2. Utilisation des résultats

L’utilisation de ces résultats peut être déclinée à trois niveaux.

3.2.1. Niveau stratégique

Le dimensionnement du temps consacré à la réalisation de la prestation de conseil peut être utilisé dans le cadre du dialogue de gestion avec les directions fonctionnelles de l’établissement. La quantification du temps total alloué à la prestation de conseil ainsi que la visualisation de sa ventilation entre les biologistes permettant de matérialiser de manière très concrète les implications de cette prestation.

Dans le cas d’un projet visant à développer la prestation de conseil, les éléments ainsi obtenus pourront par exemple servir de base de discussion pour évaluer les ressources à déployer pour assurer le développement de la réalisation de cette prestation.

3.2.2. Niveau organisationnel

Les laboratoires, dans le cadre de projets visant à améliorer la qualité ou la structuration des services rendus aux praticiens, peuvent avoir pour objectif de structurer une politique de prestation de conseil. Plusieurs finalités peuvent être poursuivies :

  • Diffuser une information structurée et unifiée quant à l’existence de cette prestation de conseil, ainsi que sur les recommandations HAS
  • Fixer les grands principes des modalités d’échange entre biologistes et cliniciens
  • Fixer une approche méthodologique ou un cadre structuré et systématique pour aborder les demandes de prestation de conseil
  • Identifier des indicateurs qualité sur cette fonction (pourcentage de recueil des renseignements cliniques pour les pathologies ciblées, prestations de conseil effectuée dans le cas des résultats critiques, résultat des EEQ concernant la prestation de conseils…)

Les éléments issus de l’utilisation de l’outil peuvent être utilisés pour aborder la réalité de la prestation de conseil telle qu’elle est assurée en amont du démarrage des discussions, de manière à construire les solutions de politiques de prestation de conseil en ayant une connaissance précise de l’existant.

Les résultats issus de cette analyse peuvent également faire l’objet de discussions entre les biologistes et les prescripteurs pour s’assurer que la réponse organisationnelle offerte par les biologistes correspond bien aux besoins des prescripteurs. Ces éléments peuvent être intégrés dans le contrat de relation clinico-biologique, et faire l’objet d’un suivi régulier (suivi d’indicateurs sur le temps dédié à la prestation de conseil et le degré de satisfaction des prescripteurs).

3.2.3. Niveau opérationnel

Au-delà du niveau organisationnel, les éléments issus de l’utilisation de l’outil peuvent être utiles sur certains sujets à dimension opérationnelle :

- Rédaction de procédures autour de la prestation de conseil (création ou révision des supports) : la procédure imaginée va-t-elle pouvoir être appliquée au regard des organisations en place ?

- Suivi des indicateurs de qualité sur la fonction : selon quelles modalités opérationnelles (fréquence, modalités de relevé et de diffusion, finalité) ces indicateurs seront-ils suivis ?

Plus globalement, l’outil se révèlera utile dans tout projet de modification des organisations impactant directement ou indirectement la prestation de conseil.

 

4. Pour aller plus loin

Le recueil du temps consacré à la prestation de conseil peut aussi être l’occasion de s’interroger sur les maquettes organisationnelles de temps médical (cf. publication ANAP : Synchroniser les temps médicaux et non médicaux).

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