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Méthode

Gérer l’approvisionnement et le rangement des dotations de produits de santé dans les services

Glossaire

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Les produits de santé en dotation dans les services de soins sont sous la responsabilité partagée des services et de la pharmacie. Bien qu’éloignés géographiquement de la pharmacie, les produits en dotation doivent faire l’objet d’un suivi et d’une attention particulière de la part de la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI), afin d’organiser l’approvisionnement de manière rigoureuse mais sans déresponsabiliser les équipes soignantes.

Au-delà des enjeux organisationnels, disposer d’une vision sur les produits stockés dans les services est une exigence comptable pour les établissements de santé.

Cette fiche se propose donc d’apporter des éléments méthodologiques afin de mettre en place une gestion adaptée des produits en dotation dans les services.

Cible

  • Equipes pharmaceutiques
  • Encadrement
  • Equipes médico-soignantes

Enjeux

  • Sécurisation du circuit du médicament
  • Réduction des ruptures et des demandes urgentes
  • Meilleure gestion des péremptions et réduction des gaspillages
  • Conformité avec les exigences comptables

Indicateurs de suivi

  • Nombre de dépannages
  • Fréquence de révision des dotations
  • Nombre d’erreurs relevés lors d’audit des armoires des services
  • Nombre de périmés

Kit outils

Prérequis

  • Disposer de données de consommation par service

Clés de la réussite

  • Mener un travail en concertation entre les équipes pharmaceutiques et les équipes médico-soignantes

Thèmes et fiches associés

  • Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la Pharmacie à Usage Intérieur et les services
  • Organiser et optimiser la gestion des stocks à la Pharmacie à Usage Intérieur
  • Gérer l’approvisionnement, la détention et le stockage des médicaments dispensés nominativement dans les services

 

Sommaire

1. Principes de gestion des produits de santé en dotation dans les services

1.1. Les principes théoriques de la « gestion de stocks »

1.1.1. La complémentation

1.1.2. Plein-vide

1.2. Suivi et mise-à-jour des dotations

1.3. Bonnes pratiques de rangement

1.4. Bonnes pratiques de commande

2. Equipements existants

3. Rôle du préparateur dans les services

4. Contractualisation avec les services

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Principes de gestion des produits de santé en dotation dans les services

1.1. Les principes théoriques de la « gestion de stocks »

Remarque : Les éléments théoriques présentés synthétiquement ci-dessous sont largement répandus dans les organisations industrielles et leur compréhension est indispensable pour organiser un « bon » approvisionnement.

La consommation des médicaments et DMS (Dispositifs Médicaux Stériles) par un service de soins est variable d’un jour à l’autre, d’une semaine à l’autre, d’un mois sur l’autre, etc… Pour organiser l’approvisionnement des produits de santé (médicaments ou DMS) et répondre à ces variations de consommations, il est donc nécessaire de faire varier au moins l’un des paramètres suivants :

  • La fréquence de réapprovisionnement
  • La quantité à réapprovisionner

En effet, dans un environnement où la consommation est variable, une organisation basée sur une fréquence fixe de réapprovisionnement et une quantité fixe de réapprovisionnement entraine soit des ruptures de stocks, soit du sur-stockage (occupation importante de l’espace, difficultés de rangement, périmés…).

À l’inverse, une organisation où la fréquence ET la quantité seraient variables, c’est-à-dire où les services pourraient commander à n’importe quel moment n’importe quelle quantité, serait très délicate à gérer :

  • Difficulté pour la PUI (Pharmacie à Usage Intérieur) d’anticiper et de lisser la charge de travail
  • Risque de pics aléatoires au niveau du transport logistique
  • Risque d’oubli de générer la commande
  • Etc…

Par conséquent, seules deux grandes typologies d’organisation sont possibles :

  • Des quantités variables à une fréquence fixe, c’est le principe de la « complémentation »
  • Des quantités fixes à une fréquence variable, c’est le principe du « plein-vide »

Remarque : le terme « dotation » est actuellement utilisé de manière très hétérogène dans les établissements de santé, il peut à la fois désigner comme ici le « stock » global dans l’unité de soins (ex : l’armoire de dotation) mais il est également utilisé pour désigner le niveau de stock maximum ou encore la « demi-dotation » dans le cas du plein-vide.

 

1.1.1. La complémentation

Dans cette organisation :

  • pour chaque dotation (ou chaque service), une fréquence de réapprovisionnement est fixée (souvent hebdomadaire), assortie d’un calendrier de commandes/réapprovisionnement

Exemple : commande le mardi pour un réapprovisionnement le mercredi, toutes les semaines

  • pour chaque produit, un niveau de dotation maximum est défini, calculé à partir d’une estimation des consommations moyennes sur la période entre deux réapprovisionnements à laquelle on rajoute une « marge » de quelques jours ou simplement une demi-période.

Exemple : un service approvisionné avec une fréquence hebdomadaire fixe et consommant en moyenne 100 unités d’un produit par semaine aura un niveau maximum de 120 ou 150 par exemple.

À périodicité fixe, la personne responsable de la commande (soignants ou préparateur) analyse l’état de la dotation du service et commande pour chaque produit la quantité permettant de revenir à la quantité maximale, ou indique simplement la quantité restante et la pharmacie se charge de déterminer la quantité adéquate. La dotation est ainsi "complémentée".

Exemple : si le niveau maximum est de 120 unités et que le niveau au moment de la commande est de 40, 80 unités seront commandées.

 

1.1.2. Plein-vide

Il s'agit du système "Kanban" (terme japonais). Dès que le niveau de la dotation descend sous un certain seuil, une commande permettant de revenir au stock maximum est automatiquement déclenchée. Celle-ci est donc toujours de la même quantité (stock maximum moins le seuil de commande) et peut théoriquement intervenir à n'importe quel moment. La fréquence d'approvisionnement est variable.

Par souci de simplification dans les établissements de santé, le seuil de commande est souvent fixé à la moitié de la dotation maximum et on parle alors de « plein-vide ».

Ce mode de gestion repose sur un système de doubles casiers : chaque produit de santé est stocké dans un emplacement séparé en deux casiers identiques. Dans chacun des casiers se trouve la même quantité de produits. Dès qu’un casier est vide, une commande est déclenchée permettant de le remplir à nouveau (la quantité est donc fixe).

Plusieurs systèmes plus ou moins automatisés de déclanchement de la commande existent. Le plus souvent il s’agit d’un support contenant une étiquette produit amovible fixé sur l’un des casiers. Lorsque l’un des deux casiers dédiés est vide, l’étiquette est retirée par la personne qui prend le dernier produit du casier. Une personne désignée (soignant du service ou personnel de la pharmacie) « enregistre » ces étiquettes (manuellement ou grâce à des outils informatiques) à une fréquence et à des horaires établis. Cela permet de générer une commande pour la PUI et la livraison au service.

Dans les faits, pour des raisons d’organisation de l’activité à la PUI et de la logistique, la fréquence ne peut pas être totalement variable. Il est souvent prévu un « regroupement » des demandes à préparer à une fréquence définie entre la PUI et les services.

 

1.2. Suivi et mise-à-jour des dotations

Les deux systèmes présentés ci-dessous fonctionnent et ont fait leurs preuves. Mais quel que soit le mode de réapprovisionnement utilisé, tout repose sur la mise à jour régulière des dotations dans les services.

La liste des références en dotation et surtout le niveau maximum pour chacune d’entre elles doivent être réinterrogés en permanence, dans un travail concerté entre le service et la pharmacie. Il est préconisé de le réaliser en continu, au fil des évolutions du livret, ou bien à une fréquence définie.

Lors de ce travail de mise à jour, il s’agit de réévaluer :

  • La pertinence des références dans la dotation
    • Y a-t-il des références inutiles (produits pas ou très peu consommés sur la période passée) ?
    • Faut-il rajouter certaines références manquantes ?
    • Etc.
  • La pertinence du niveau maximum pour chaque référence au regard des consommations :
    • Le niveau maximum est-il bien supérieur à la consommation moyenne entre deux approvisionnements ?
    • Dispose-t-il d’une marge permettant de faire face à des pics de consommation ?
    • Doit-on l’ajuster au conditionnement du produit ?
    • Est-il compatible avec les espaces de stockage disponibles ?
    • Etc.

Afin de réaliser ce travail, il est indispensable d’avoir des données de consommation du service sur la période étudiée. Il est également conseillé de réaliser un suivi des bons d’urgence/demandes de dépannage des services à la PUI, afin d’identifier parmi les produits faisant l’objet de telles demandes, quels sont ceux qui reviennent le plus souvent et qui pourraient être ajoutés à la dotation ou pour lesquels la quantité en dotation pourrait être revue à la hausse.

La bonne pratique consiste mettre en place une concertation pluridisciplinaire, réunissant un pharmacien, le préparateur référent du service, le cadre du service, une infirmière et si possible un médecin. Il peut être pertinent de le réaliser après le contrôle de l’armoire et la vérification des péremptions.

Ce travail nécessaire permet de fluidifier les relations entre la PUI les services, d'avoir une bonne visibilité et d'objectiver les besoins du service, d'éviter les demandes de dépannage, de fluidifier les préparations et de réduire les stockages inutiles, ...

Au sein des dotations, on peut distinguer la dotation « classique » du service, et les produits faisant partie de la dotation pour besoin urgent (DBU). Les médicaments de la DBU doivent être facilement identifiable, soit en étant rangé physiquement à un autre endroit, soit par des techniques visuelles (gommettes de couleur sur les boîtes concernées) qui les distinguent du reste de la dotation. Ces pratiques permettent d’avoir de manière facilité une vision précise sur les quantités disponibles par médicament dans le DBU.

 

1.3. Bonnes pratiques de rangement

A l’instar des bonnes pratiques de stockage à la PUI, le rangement des produits en dotation doit être clair et visuel. Chaque molécule/produit et chaque dosage doit être rangé dans un tiroir, casier, box ou compartiment dédié, muni d’une étiquette permettant d’identifier le produit. La présence d’un code-barres ou code data-matrix permet, dans le cas d’une gestion informatisée, de simplifier la gestion de stocks.

Les médicaments à risque doivent être identifiés de manière particulière et les risques de confusion liés à la ressemblance de noms ou d’emballage doivent être pris en compte dans le rangement des produits de santé. Certains produits de santé doivent être stockés dans des conditions de température particulière. La température du frigo contenant ces médicaments doit alors être relevée et tracée quotidiennement. Pour l’ensemble des produits de santé, et de manière plus spécifique pour certains DMS qui peuvent occuper plus de place, le rangement doit préserver l’intégrité du matériel et le cas échéant de son conditionnement stérile (par de pliage, pas de compression, etc…) Par ailleurs, une harmonisation des procédures de rangement entre les services de soins permet de gagner en sécurisation et en simplicité de fonctionnement.

Remarque : les dotations devant être revues régulièrement, il est donc préférable de disposer d’un système de rangement et d’identification facilement modifiable.

 

1.4. Bonnes pratiques de commande

Il est important de réaliser la commande en ayant sous les yeux le niveau de dotation maximum et si possible le prix unitaire de chaque produit (dans le cas de la complémentation). La personne en charge de réaliser la commande doit être clairement identifiée. Une traçabilité des quantités commandées doit être disponible dans le service. L’informatisation des commandes : cela permet d’éviter des erreurs de saisie et ressaisie et facilite une bonne gestion des stocks.

 

2. Equipements existants

Selon le mode de fonctionnement en place, différents équipements peuvent aider à une bonne gestion des dotations et faciliter le rangement, les commandes et l’utilisation des produits.

  • Armoires à pharmacie ou armoires de dotation :

Classiquement utilisées dans les services de soins pour ranger les médicaments et DMS peu volumineux, ce type d’armoire offre habituellement des compartiments de rangement et un système de fermeture sécurisé.

 

  • Armoires de plein-vide :

Ces armoires disposent d’un système de double casier permettant de gérer le réapprovisionnement par demi-dotation.

  • Lecteurs de codes-barres (ou codes data-matrix) :

Couplés au logiciel de gestion des stocks, ces équipements permettent une gestion facilitée des commandes, que ce soit en plein-vide (scan des étiquettes produits) ou en complémentation (scan de la référence produit, puis saisie de la quantité restante/à commander)

 

 

  • Puces RFID :

Utilisées pour une gestion plus automatisée du plein-vide, les étiquettes « produit » possèdent chacune une puce RFID (Technique d’Identification par Radio Fréquence), qui s’active lorsqu’elle est placée sur un endroit dédié ou positionnée d’une certaine façon sur le casier. L’information de demande de réapprovisionnement du produit en question est alors transmise en temps réel au logiciel de gestion.

  • Armoires sécurisées :

L'armoire est pilotée informatiquement. Elle nécessite l’indentification de toute personne habilitée souhaitant accéder au contenu de l’armoire et permet ainsi une traçabilité de chaque action. L’inventaire est alors plus fiable. Ces armoires sécurisées peuvent aussi être couplées à la prescription des patients. Une fois le patient sélectionné, l’armoire donne accès ou indique dans quels tiroirs ou quelles cases se trouvent les médicaments à administrer.

Côté pharmacie, cela nécessite a priori le déplacement d’un préparateur pour remplir l’armoire, mais le suivi des stocks en direct est plus précis, mieux adapté et il n’y a pas de sur-stockage.

Côté services de soins, cela permet de réduire le temps passé à la gestion des médicaments.

Tout comme les modes de rangement classiques, les agents du service de soins doivent faire preuve de rigueur et respecter les règles d'utilisation afin de ne pas introduire d'erreurs de stock informatiques.

Tous ces équipements doivent participer à la sécurisation de la prise en charge médicamenteuse des patients et à une bonne ergonomie de travail des soignants.

 

3. Rôle du préparateur dans les services

Dans un souci de sécurisation de l’ensemble du circuit et pour libérer du temps soignant, les préparateurs sont de plus en plus présents dans les services de soins pour participer à la gestion des produits de santé en dotation.

Ainsi un certain nombre de tâches liées à la gestion des dotations peuvent être réalisées par les préparateurs au profit des services :

Ces transferts de tâche visent à sécuriser la gestion des produits de santé et à repositionner le temps soignant sur des activités plus proches des patients.

En revanche, il ne s’agit pas de déresponsabiliser les soignants sur la gestion des produits de santé. Il est important que les équipes sachent où se trouve chaque produit et connaissent toujours les bonnes pratiques de gestion et de rangement. Il peut par exemple être envisagé un fonctionnement intermédiaire, où les préparateurs sont en charge de la gestion des commandes hebdomadaires, et où le rangement dans le service reste dans le périmètre des équipes soignantes.

* Pour aller plus loin, les outils ANAP Interdiag Médicament V2 et Interdiag DMS V2.0 (US) disponibles permettent de réaliser des auto-évaluations de la gestion des produits de santé dans les services.

 

4. Contractualisation avec les services

Ces différents éléments organisationnels entre les services de soins et la PUI doivent être construit avec les deux parties prenantes et être validées.

Cela peut passer par un contrat de fonctionnement entre la PUI et les services de soins (ou les pôles). Ce contrat exprime les actions menées par la PUI pour l’efficience des stocks dans les services de soins et les engagements réciproques du service. Il détaille notamment les éléments structurants de l’organisation ainsi que le rôle de chacun (IDE, Cadre de santé, pharmacien, préparateur…)

Vous pouvez pour cela consulter la solution organisationnelle : « Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la Pharmacie à Usage Intérieur et les services » qui détaille les objectifs et la méthodologie de réalisation d’un tel contrat.

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