Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.
S'abonner

Méthode

Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la PUI et les services

Glossaire

 816 vues

La relation entre la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) et les services concerne de multiples activités et implique des responsabilités partagées. Le pilotage de ces activités doit donc se faire conjointement, au travers d’un dialogue de gestion PUI – service de soins/plateaux médico-techniques. Le terme « dialogue de gestion » ne désigne pas ici uniquement des aspects de gestion financière, mais inclut également la gestion de la qualité, des processus, etc…

Cette fiche détaille donc des éléments méthodologiques sur la mise en place d’un dialogue de gestion et les objectifs poursuivis.

Cible

  • Pharmaciens
  • Chefs de services
  • Chefs de pôles
  • Encadrement
  • Direction

Enjeux

  • Donner une visibilité et impliquer les services dans le pilotage de l’activité pharmaceutique dans le service
  • Faciliter les temps d’échange PUI – services
  • Formaliser les engagements réciproques PUI - services

Indicateurs de suivi

  • Nombre de dialogues de gestion réalisés entre la PUI et les services
  • Nombre de contrats de pôles / contrats de services

Kit outils

  • 1. CH Béthune_Contrat PUI - service chirurgie

Prérequis

  • Avoir défini clairement, et de manière partagée le périmètre des missions de la pharmacie, ainsi que les principes de fonctionnement

Clés de la réussite

  • Identifier un ou deux interlocuteurs privilégiés par service
  • S’appuyer sur des services pilotes pour promouvoir la démarche

Thèmes et fiches associés

  • Mettre en place un tableau de bord de pilotage à la Pharmacie à Usage Intérieur
  • Organiser l’équipe pharmaceutique pour créer ou renforcer le lien avec les équipes médico-soignantes

 

Sommaire

1. Contractualisation / mise en place d’une charte de fonctionnement entre PUI et services

1.1. Objectifs d’une charte/contrat

1.2. Contenu d’une charte/contrat

2. Partage et suivi d’indicateurs avec les services

3. Temps d’échanges

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

Un dialogue de gestion entre la PUI et les services de soins/plateaux médico-techniques approvisionnés est composé de 2 volets :

  • Un aspect communication : partage d’informations, formalisation des règles de fonctionnement, etc…
  • Un aspect pilotage : suivi d’indicateurs, données financières, de consommations, etc…

Cela peut être travaillé au travers des 3 axes qui sont développés dans cette fiche :

1. Contractualisation / mise en place d’une charte de fonctionnement entre PUI et services

1.1. Objectifs d’une charte/contrat

Les relations services – PUI sont fréquentes, nombreuses et concernent une multiplicité de missions et de processus. Les évènements indésirables sont les plus nombreux à l’interface entre l’organisation de la PUI et celle des services.

L’élaboration d’un contrat ente PUI et service, ou d’une charte de fonctionnement, permet de formaliser, officialiser et communiquer les règles de fonctionnement réciproques, les rôles et responsabilités de chacun, l’objectif final étant la qualité et la sécurisation du circuit du médicament.

Les bénéfices d’un tel document peuvent être de :

  • Mettre à plat le fonctionnement
  • Avoir un engagement réciproque autour des règles de bon fonctionnement
  • Pouvoir communiquer sur le fonctionnement auprès des nouveaux arrivants
  • Instaurer des moments d’échange et de réactualisation du document

Afin de donner à ce document un réel poids et une légitimité partagée, il est conseillé d’associer la direction à sa rédaction (la direction fonctionnelle du pôle par exemple).

 

1.2. Contenu d’une charte/contrat

Le contrat ou charte décrit le fonctionnement entre les services et la PUI. Peuvent y figurer :

  • La description du fonctionnement :
    • Un rappel des heures d’ouverture et coordonnées de la PUI
    • Les horaires et modalités de dispensation des différents produits de santé (médicaments, DM, dotation pour besoin urgents, stupéfiants…)
    • Les modalités de réception dans le service : qui transporte, qui réceptionne, quelle traçabilité, qui range…
    • Les règles de rangement et gestion des produits de santé dans le service
    • La procédure de gestion des demandes urgentes
    • La composition des dotations (références et quantités)
  • Les responsabilités de chaque partie prenante :
    • Des bonnes pratiques et autres indications portant sur la synchronisation des temps médicaux et pharmaceutiques (articulation chronologique entre prescription, validation, préparation, administration)
    • Les missions de la pharmacie au sein du service : gestion des périmés, commande des médicaments…
    • Qui est l’interlocuteur privilégié de la PUI pour le service et réciproquement (ex : liste des référents à mettre en annexe)
    • Les actions de formation/sensibilisation assurées par la PUI pour le service, en continu et spécifiquement pour les nouveaux arrivants
    • Les engagements de la PUI envers le service : respecter les horaires indiqués, informer les prescripteurs de tout nouveau marché/changement de dosage, de forme galénique…
    • Les engagements du service envers la PUI : respect des règles et du calendrier de commande, réponses des médecins aux opinions pharmaceutiques sur les prescriptions…
  • Les procédures de gestion :
    • Les modalités d’échange et moments de rencontre dédiés (cf. partie 3)
    • La démarche qualité conjointe : analyse des événements indésirables, audit de service, etc…
    • Les aspects de pilotage : suivi partagé d’indicateurs (cf. partie 2)

* Vous trouverez le contrat du CH de Béthune entre la PUI et un service de chirurgie (Annexe 1 : CH Béthune _ Contrat PUI - service chirurgie).

 

2. Partage et suivi d’indicateurs avec les services

Afin d’instaurer une responsabilité partagée en matière de suivi et pilotage de l’activité pharmaceutique dans les services, un tableau de bord d’indicateurs doit être élaboré et doit alimenter les moments d’échange.

Le tableau de bord doit être représentatif de l’activité et doit permettre de suivre l’avancement de certains projets.

Afin de vous aider dans cette démarche, voici une liste d’indicateurs possibles (non exhaustif) :

 

3. Temps d’échanges

Afin de faire vivre la relation PUI/services au-delà de la charte/contrat et les tableaux de bord des indicateurs, il est important d’instaurer des moments privilégiés d’échanges.

À minima, il est conseillé de prévoir une réunion annuelle ou bisannuelle entre chaque service et la PUI. Il peut aussi être envisagé de grouper les réunions des services d’un même pôle, ce qui peut permettre de gagner du temps, mais ne permettra pas d’atteindre le même niveau de détail.

Au cours de ces réunions, un certain nombre de points peuvent être abordés, participant au dialogue de gestion PUI – service :

  • Si nécessaire, mise-à-jour de la charte de fonctionnement
  • Présentation des indicateurs (détaillés en partie 2.) et discussion sur leur évolution par rapport aux mois/années passés
  • Révision du contenu des dotations du service, sur la base des données de consommation.
  • Passage en revue d’événements indésirables en lien avec les produits de santé, ayant eu lieu dans le service. Mise en place d’actions correctrices si nécessaire.

Au-delà de ces réunions formalisées et programmées, différentes organisations peuvent être mises en place pour favoriser le lien PUI-service et la mise en place d’un dialogue de gestion.

Cet aspect est abordé dans la solution organisationnelle : « Organiser les équipes pharmaceutiques pour créer ou renforcer le lien avec les équipes médico-soignantes »

Cette réponse vous paraît-elle utile ?

Commentaires - Soyez le premier à déposer un commentaire

Pour ajouter un commentaire vous devez vous identifier

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la PUI et les services (Méthode) qui traite de Pilotage et gouvernance - Pharma, Lien PUI - Services.

Vous êtes perdu ?

Haut de page

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Réaliser et pérenniser un dialogue de gestion entre la PUI et les services (Méthode) qui traite de Pilotage et gouvernance - Pharma, Lien PUI - Services.

Vous êtes perdu ?