Logo ANAP
Ce site requiert l'activation de javascript pour être utilisé, merci de l'activer.
S'abonner

Méthode

Organiser l'équipe pharmaceutique pour créer ou renforcer le lien avec les équipes médico-soignantes

Glossaire

 684 vues

Ces dernières années la pratique pharmaceutique évolue et les relations avec les équipes médico-soignantes se renforcent, notamment au travers de la pharmacie clinique. Ces changements constituent un défi pour les Pharmacies à Usage Intérieur (PUI) et demandent de mettre en place de nouvelles organisations pour répondre à ces besoins.

Cible

  • Equipes pharmaceutiques
  • Direction
  • Encadrement
  • Équipes médico -soignantes

Enjeux

  • Répondre au mieux aux attentes des soignants et des praticiens
  • Augmenter la visibilité des enjeux de la pharmacie auprès du reste de l’établissement
  • Organiser des actions concrètes selon le temps disponible des pharmaciens et préparateurs

Indicateurs de suivi

  • Fréquence des échanges programmés entre la PUI et les services
  • Evolution des indicateurs issus de l’outil ANAP Interdiag, témoignant de la sécurisation du circuit
  • % de services ayant formalisé des relations avec la PUI (nombre de services ayant formalisé des relations avec la PUI / nombre total de services)

Kit outils

  • 1. CHU Caen _ Formation IDE par PUI
  • 2. CHR Orléans _ Organisation RH et lien avec services

Prérequis

  • Connaitre les besoins spécifiques aux différents services de soins
  • Connaitre le temps disponible des différents acteurs de la pharmacie

Clés de la réussite

  • Mener une réflexion commune avec les services de soins
  • Identifier des services pilotes et des interlocuteurs privilégiés
  • Communiquer sur la démarche de la pharmacie

Thèmes et fiches associés

  • Organiser l'activité de pharmacie clinique
  • Gérer l’approvisionnement et le rangement des dotations de produits de santé dans les services
  • Gérer l’approvisionnement, la détention et le stockage des médicaments dispensés nominativement dans les services

 

Sommaire

Introduction

1. Pharmacie délocalisée dans les étages avec la présence d’un pharmacien

2. Participation d’un pharmacien aux staffs des services

3. Présence pharmaceutique quotidienne dans les services

4. Présence pharmaceutique ponctuelle dans les services

5. Réunion régulière entre les services et la PUI

6. Participation aux instances et aux comités

7. Mise en place de référents

8. Ligne téléphonique dédiée aux questions sur les produits de santé

9. Communication lors des déplacements des soignants à la PUI

10. Organisation d’un « vis mon travail »

11. Passage des nouveaux arrivants médicaux et paramédicaux à la PUI

Prérequis et mise en œuvre

Tableau récapitulatif

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

Introduction

Cette fiche a pour objet de donner des exemples de différentes organisations possibles pour créer du lien entre la PUI (pharmaciens et préparateurs) et les services (médecins et soignants). Cette liste n’est pas exhaustive et chaque établissement peut adapter ces exemples en fonction du temps disponible, des profils des services ou encore des besoins exprimés par les services. De plus la solution la plus adaptée n’est pas forcement la même selon le service et elle peut combiner plusieurs des organisations présentées.

Chaque organisation nécessite un niveau différent d’implication et de temps à investir pour être mise en place. La construction de la fiche propose d’abord des solutions d’organisation fortement intégrées dans le service, pour aller ensuite vers des modèles moins intégrés. Pour chaque exemple la fiche décrit le fonctionnement de l’organisation et détaille quelques bonnes pratiques et points d’attention.

Vous trouverez également pour chaque organisation des pictogrammes indiquant le temps à investir, la fréquence de réalisation et le niveau de lien avec le service. Chacun d’eux se décline en trois niveaux d’intensité : faible, moyenne et forte.

 

1. Pharmacie délocalisée dans les étages avec la présence d’un pharmacien

Il s’agit de créer des « pharmacies délocalisées » dans les étages des services afin d’augmenter la proximité de la pharmacie pour les équipes médico-soignantes. La densité et la localisation des pharmacies délocalisées est à dimensionner selon les besoins de l’établissement (par étage, par pôle, par bâtiment…).

Dans chaque « pharmacie délocalisée » se trouve une petite équipe pharmaceutique composée d’un pharmacien et de préparateurs. Ses missions peuvent alors être de réaliser de la dispensation nominative, de préparer le réapprovisionnement des dotations des services, de ranger les produits de santé dans les unités, etc… De plus la présence de l’équipe pharmaceutique au sein des étages permet d’assurer le lien avec les médecins et les soignants et d’apporter des réponses aux éventuelles questions sur les produits de santé (prescription, administration, etc..). Ces « pharmacies délocalisées » sont également un très bon support pour l’organisation de la pharmacie clinique.

Point d’attention : La mise en place d’une telle organisation est significative pour un établissement aussi bien en termes de ressources humaines que de locaux adaptés au sein des étages.

 

2. Participation d’un pharmacien aux staffs des services

Lors du staff de service, les différents acteurs du service se réunissent pour passer en revue le cas médical de chaque patient. Cette réunion a lieu de façon journalière ou hebdomadaire selon l’organisation médicale. Pour certains services ciblés, la présence d’un pharmacien permet d’apporter une expertise pharmaceutique complémentaire ainsi qu’un éclairage sur les traitements des patients.

Cette action permet de renforcer le lien avec les services de soins et est d’autant plus pertinente si elle s’inscrit dans une démarche plus globale de collaboration médecin-pharmacien, dans le cadre d’un projet de pharmacie clinique par exemple.

 

3. Présence pharmaceutique quotidienne dans les services

Tous les jours des pharmaciens et/ou des préparateurs peuvent être positionnés dans les services de soins. Le nombre de services ainsi gérés par une même personne est à dimensionner pour chaque établissement en fonction des besoins des services et des ressources humaines disponibles à la PUI.

Par exemple, le rôle du préparateur dans les services pourrait être de gérer les commandes de médicaments et des dispositifs médicaux, de gérer les périmés et de participer aux rangements des commandes. Ayant un rôle de communication renforcé, son positionnement en tant que référent l'amènera à répondre facilement aux interrogations de l'équipe médico soignante sur les spécificités de certains produits.

Points d’attention :

  • Cette présence ne doit pas déresponsabiliser les soignants qui doivent garder un rôle dans la gestion des médicaments notamment la nuit et le week-end. L'implication des soignants doit être effective quelle que soit l'organisation quotidienne choisie.
  • Le maintien d'une polyvalence des préparateurs est essentiel il conviendra de faire tourner les agents dans les différents services afin d'assurer de possibles remplacements ultérieurs.
  • Les règles de fonctionnement de cette organisation et les tâches de chacun doivent être définies en amont. Elles doivent être précises, connues de tous et appliquées.

 

4. Présence pharmaceutique ponctuelle dans les services

Il s’agit d’une alternative moins chronophage à la présence quotidienne d’un pharmacien et/ou préparateur dans les services de soins présentée en partie 1. Par exemple, un préparateur passe dans les services pour quelques heures à une fréquence déterminée afin de réaliser certaines tâches liées au circuit du médicament. Il peut être amené à gérer les commandes, participer au rangement dans les armoires du service (tout particulièrement lorsque ce sont des armoires sécurisées) ou encore faire le lien entre PUI et services pour certaines questions pharmaceutiques ou organisationnelles.

 

5. Réunion régulière entre les services et la PUI

Une réunion régulière entre les services de soins et la pharmacie est l’occasion de faire un point d’avancement sur les liens entre les deux parties. Elle peut être organisée par service ou par pôle selon la solution la plus pertinente pour l’établissement et elle peut avoir lieu de manière biannuelle, trimestrielle voire mensuelle.

Les sujets qui peuvent être abordés sont les suivants :

  • Les dotations : il s’agit de faire un point sur la consommation du service afin de mettre en évidence d’éventuelles nouvelles tendances (dues à l’arrivée d’un nouveau médecin par exemple) et le cas échéant de revoir les quantités et les références des médicaments en dotation dans les services.
  • Les nouveaux produits de la pharmacie : ces réunions sont l’occasion pour la pharmacie de communiquer sur des changements de marchés, ses changements de référence, de dosage, de forme galénique, etc… et de présenter les impacts de telles modifications pour les médecins (modification des prescriptions).
  • La gestion des produits de santé à statut particulier : MDS, stupéfiant, DMI : ces réunions peuvent permettre de faire le point sur les consommations, les procédures, les ruptures….
  • Les événements indésirables : c’est l’occasion pour les services et la pharmacie de réaliser un Comité de Retour d’Expérience (CREX) ou Revue des Erreurs Médicamenteuses et dispositifs médicaux (REMED).

Lors de cette réunion, les équipes peuvent passer en revue l’ensemble les événements indésirables en lien avec les produits de santé qui ont eu lieu depuis la dernière réunion, d’analyser les causes et de déterminer des mesures correctives à mettre en place afin d’éviter qu’ils ne se reproduisent.

Vous trouverez en annexe un retour d’expérience du CHU de Caen sur la mise en place de réunions de formation à destination des IDE, par un binôme pharmacien/préparateur. Le document présente le contenu des formations, le livret de la PUI remis aux IDE à cette occasion et le bilan de cette initiative (Annexe 1 : CHU Caen _ Formation IDE par PUI)

Point d’attention : Pour que de telles réunions soient efficaces il est nécessaire d’établir en amont un ordre du jour avec le contenu de la réunion afin de cibler les sujets à aborder.

 

6. Participation aux instances et aux comités

Participer aux instances et aux comités permet aux pharmaciens de s’impliquer dans la communauté médicale. Leur présence dans la vie de l’établissement renforce les liens avec les équipes médico-sociales et les directions.

 

7. Mise en place de référents

Il s’agit de désigner un préparateur et/ou un pharmacien référent par service (ou par pôle). Ils seront les interlocuteurs privilégiés pour la communauté médicale et soignante et seront amenés à se rendre régulièrement dans les services de soins pour assurer le dialogue. L’objectif est d’assurer une continuité dans les échanges.

 

8. Ligne téléphonique dédiée aux questions sur les produits de santé

Les médecins peuvent être régulièrement amenés à avoir besoin d’un avis pharmaceutique au moment de la prescription afin d’adapter au mieux la prescription (galénique, recommandations, interactions médicamenteuses, équivalences en cas de rupture, contre-indications, …).

Le principe de cette organisation est de mettre en place une ligne téléphonique dédiée et directe pour les prescripteurs. Chaque jour, un pharmacien doit être identifié comme étant l’interlocuteur privilégié sur ces questions. On lui attribue alors un téléphone dédié, tout au long de la journée.

Point d’attention : Pour assurer une bonne utilisation de cette ligne téléphonique dédiée, il est important de communiquer clairement sur les demandes des cliniciens qui peuvent donner lieu à son utilisation. Il n’est par exemple pas souhaité d’aborder des questions « logistiques » liées à l’approvisionnement. Le respect des règles de fonctionnement d’un tel dispositif permet d’éviter l’encombrement de la ligne et de ne pas perdre en efficacité par rapport à sa mission initiale.

 

9. Communication lors des déplacements des soignants à la PUI

Dans le cas d’une urgence, d’un dépannage ou d’une rupture de stock dans les services, les soignants peuvent être amenés à se déplacer vers la pharmacie. Ces venues sont l’occasion d’avoir un échange rapide entre le préparateur et l’infirmier. Le préparateur peut en profiter pour transmettre certaines informations, rappeler des bonnes pratiques ou donner des conseils sur l’administration des médicaments.

 

10. Organisation d’un « vis mon travail »

Cette démarche, souvent institutionnelle et non propre à la pharmacie, consiste à passer une journée/une demi-journée dans un autre secteur d’activité/service de l’établissement. L’objectif est de faire découvrir un nouveau métier de l’hôpital et d’en connaitre le travail, les contraintes et les missions. Par ce biais, des personnels des services de soins peuvent passer un moment « en immersion » dans la pharmacie, aux côtés d’un pharmacien ou d’un préparateur.

Les équipes pharmaceutiques peuvent alors profiter de ce temps pour communiquer sur les missions de la pharmacie et contribuer à renforcer le lien avec les services.

 

11. Passage des nouveaux arrivants médicaux et paramédicaux à la PUI

 

 

Lorsde l’arrivée de nouveaux soignants ou de nouveaux médecins dans l’établissement, il est intéressant de prévoir un circuit d’accueil d’une journée ou d’une demi-journée au sein de la pharmacie. L’idée d’un tel parcours est d’expliquer l’organisation de la pharmacie et de sensibiliser les nouveaux acteurs aux enjeux de la pharmacie afin qu’ils les prennent en compte dans leur pratique future.

Les soignants sont accueillis par les préparateurs en pharmacie qui peuvent leur présenter :

  • Le circuit logistique
  • Les horaires d’approvisionnement
  • Le fonctionnement des commandes
  • Les spécificités de l’établissement

Les médecins sont accueillis par les pharmaciens qui peuvent leur présenter :

  • L’organisation générale du circuit du médicament
  • Les bonnes pratiques de prescriptions
  • Le logiciel de prescription qui permet communiquer entre médecin et pharmaciens
  • Le livret thérapeutique de l’établissement

Vous trouverez en annexe un REX du CHR d’Orléans sur l’organisation des ressources humaines de la PUI, dans le but de créer du lien avec les services, qui reprend et décline plusieurs des éléments présentés dans cette fiche (Annexe 2 : CHR Orléans_Organisation RH et lien avec services).

 

Prérequis et mise en œuvre

La mise en œuvre de ces différentes organisations proposées nécessite un investissement en temps non négligeable.

Concernant la mise en place de ces organisations, il est conseillé de commencer par un service pilote avant d’élargir à d’autres services afin d’adapter la solution selon les difficultés rencontrées sur le terrain et les retours des personnes concernées. Il est également nécessaire d’identifier un interlocuteur privilégié au sein de la communauté médicale, qui pourra s’investir dans ce travail collaboratif, promouvoir le dispositif auprès de ses confrères et être le référent lors de la réalisation de la démarche.

Enfin, quelle que soit l’organisation retenue, il est conseillé de la formaliser et/ou de la contractualiser (fiche de mission, contrat de pôle, etc.)

 

Tableau récapitulatif

Cette réponse vous paraît-elle utile ?

Commentaires - Soyez le premier à déposer un commentaire

Pour ajouter un commentaire vous devez vous identifier

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Organiser l'équipe pharmaceutique pour créer ou renforcer le lien avec les équipes médico-soignantes (Méthode) qui traite de Lien PUI - Services.

Vous êtes perdu ?

Haut de page

Vous êtes actuellement sur la page consacrée à Organiser l'équipe pharmaceutique pour créer ou renforcer le lien avec les équipes médico-soignantes (Méthode) qui traite de Lien PUI - Services.

Vous êtes perdu ?