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Méthode ♦ Kit de productions

Définir la gradation de l'offre du laboratoire par niveau de réponse (transféré, urgences, résultats à J0, spécialisé, ...)

Glossaire

Le laboratoire réalise un panel d'examens en interne : l'offre du laboratoire. Comme toute prestation réalisée, elle doit être structurée et lisible pour ses utilisateurs.

Cette lisibilité peut être apportée à la fois sur la totalité de l'offre du laboratoire mais également sur un périmètre plus restreint, notamment concernant les examens réalisés en urgence.

Par ailleurs, l'offre du laboratoire (et par conséquent son périmètre de sous-traitance) peut être amenée à évoluer selon les besoins des prescripteurs et la situation du laboratoire.

Cible

  • Biologistes médicaux
  • Chef de service
  • Biologiste responsable de secteur
  • Encadrement
  • Directeur fonctionnel
  • Médecins

Enjeux

  • Renseigner et représenter visuellement la gradation de l'offre de son laboratoire
  • Formaliser la liste d'urgence du laboratoire
  • Formaliser le catalogue d'examens distinct du manuel de prélèvement
  • Faire évoluer l'offre du laboratoire : évaluer la pertinence d'externaliser ou de réinternaliser certaines activités

Indicateurs de suivi

  • Nombre d'examens urgents non remis dans les délais contractualisés avec les prescripteurs
  • % de sous-traitance
  • Palmarès des examens externalisés avec les volumes les plus élevés
  • Palmarès des examens réalisés en interne avec les volumes les plus faibles

Kit outils

  • AP-HP Hôpital Saint Louis_Feuille de garde
  • CH Annecy Genevois_Feuille de garde

Prérequis

  • Heures d'ouverture et de fonctionnement du laboratoire
  • Utilisation des outils statistiques pour traiter les données (SIL/SGL …)

Clés de la réussite

  • S'assurer que l'offre du laboratoire est en adéquation avec les besoins des cliniciens

Thèmes et fiches associés

 

Sommaire

1. Objectifs et enjeux

2. Gradation de l'offre du laboratoire

2.1. Description de la sémantique

2.2. Outil de visualisation de l'offre du laboratoire

3. Faire évoluer l'offre de son laboratoire

3.1. La réponse du laboratoire à l'urgence

3.2. Le panel d'examens réalisés : évolution de l'offre

3.2.1. Illustration du périmètre d'activité concerné pour les deux situations étudiées

3.2.2. Méthodologie

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Objectifs et enjeux

Dans un établissement de santé disposant d'un laboratoire, une partie des examens est réalisée au sein du laboratoire, tandis que l'activité non-produite au laboratoire est souvent sous-traitée vers un autre laboratoire, public ou privé. L'offre du laboratoire, c'est-à-dire le panel d'examens réalisé en interne (non sous-traité) doit pouvoir être lisible par les utilisateurs et les interlocuteurs du laboratoire, et ce dans un certain nombre de cas (fonctionnement routinier, information utilisateurs, dialogue de gestion, construction de partenariats…).

Le manuel de prélèvements - permettant de décrire les procédures et modes opératoires à destination du personnel qui va prélever les échantillons qui seront analysés au laboratoire - donne une vision complète de l'offre du laboratoire, mais avec une finalité centrée sur la manière de prélever : il est peu accessible pour un non-initié.

L'objectif principal de cette fiche est d'apporter une description synthétique et visuelle de l'offre du laboratoire, dans le but de pouvoir rendre accessible cette information à des interlocuteurs (réguliers ou ponctuels, initiés ou non) du laboratoire, ainsi que de la rendre utilisable dans les cas de figure précédemment listés.

 

2. Gradation de l'offre du laboratoire

La gradation de l'offre du laboratoire peut se faire en combinant :

- Une description de la segmentation du laboratoire en grands domaines d'activité (dont les caractéristiques organisationnelles sont susceptibles de différer fortement),

- Une description du niveau de réponse (engagement de service) que propose le laboratoire pour répondre aux besoins des utilisateurs.

 

2.1. Description de la sémantique

Pour chaque domaine, la gradation de l'offre se décline autour des niveaux suivants :

  • Transféré : l'activité n'est pas réalisée au sein du laboratoire (quel qu'en soit le site ou le plateau technique), elle est externalisée vers un laboratoire extérieur (prestataire). Il existe plusieurs niveaux de recours à un laboratoire extérieur : local, régional ou national, en fonction de niveau du degré de spécialisation de l'activité transférée (cf. ci-après « recours régional et national »).
  • Décision médicale en moins de 1h : le laboratoire ne réalise que des examens demandés en urgence, nécessitant une réponse rapide
  • Résultat à J0 : le laboratoire réalise des examens dont le résultat nécessite d'être rendu dans la journée, les autres examens sont sous-traités à un autre laboratoire
  • Spécialisé : le laboratoire réalise des examens spécialisés, c'est-à-dire avec un délai de réponse plus long (à minima J+1)
  • Recours régional : le laboratoire réalise des examens spécialisés (délai de réponse à minima à J+1) notamment pour d'autres établissements de la région
  • Recours national : le laboratoire réalise des examens très spécialisés (délai de réponse à minima à J+1) notamment pour d'autres établissements en France

Dans le cadre de la permanence des soins, la réponse fournie par le laboratoire est réduite car le besoin est plus faible, principalement centré sur l'activité d'urgence. La réponse du laboratoire peut varier d'un laboratoire à un autre :

  • Transféré : toute l'activité de nuit est transférée vers un autre laboratoire extérieur
  • Biologie délocalisée : des automates de biologie délocalisée sont implantés dans l'établissement, les examens sont réalisés par des personnels autres que des techniciens de laboratoire
  • Technicien BM en astreinte : un technicien n'est pas présent au sein du laboratoire mais peut être appelé et être amené à se déplacer en cas de besoin
  • Technicien BM en garde : un technicien est présent la nuit et le week-end au sein du laboratoire pour réaliser les examens urgents
  • Urgences spécialisées : plusieurs techniciens sont présents au sein du laboratoire avec une sectorisation par domaine (par exemple : un technicien de microbiologie / un technicien de biochimie / un technicien d'hématologie)

 

2.2. Outil de visualisation de l'offre du laboratoire

Un tableau développé dans l'outil ANAP_Photo_monosite_biologie permet de réaliser une représentation visuelle de l'offre du laboratoire.

Pour accéder à ce tableau :

1. Ouvrir l'outil photo_monosite_biologie

2. Se rendre dans l'onglet « Accueil » et activer le « mode coopérations »

3. Se rendre dans l'onglet « Gradation offre »

Exemple du tableau de gradation de l'offre de l'outil ANAP Monosite

Ce tableau permet de renseigner le niveau d'offre du laboratoire :

- Au global, pour les activités réalisées en permanence des soins

- Par domaine, pour les activités réalisées hors permanence des soins

La première colonne permet ainsi de positionner le niveau d'intensité de l'activité du laboratoire en permanence des soins, tous domaines confondus.

Les colonnes suivantes permettent de décrire, par domaine (biochimie, hématologie, immunologie, microbiologie), le ou les niveaux d'offre proposés par le laboratoire. Pour un domaine d'activité dont la production est assurée au laboratoire, le niveau maximal d'offre correspond aux cas de figure à partir desquels l'activité est sous-traitée.

L'illustration permet de comprendre rapidement et visuellement l'offre du laboratoire (son positionnement sur chacun des domaines), mais également de se comparer avec un autre laboratoire pour identifier les différences de réponses apportées, sur la base d'un outil commun.

 

3. Faire évoluer l'offre de son laboratoire

Modifier l'offre d'un laboratoire peut passer par deux grandes modalités :

- Une modification des conditions de prise en charge par le laboratoire d'un paramètre ou d'un groupe de paramètres (exemple : délai de réponse, via ajout ou suppression de paramètres dans la liste d'urgence),

- Une modification du périmètre pris en charge par le laboratoire, soit par l'internalisation d'activités sous-traitées, soit par l'externalisation d'activités produites par le laboratoire.

 

3.1. La réponse du laboratoire à l'urgence

Le prescripteur a possibilité de réduire le délai de réponse du laboratoire en précisant que l'examen est urgent.

Pour offrir une meilleure lisibilité aux prescripteurs sur les examens qui peuvent faire l'objet d'une prise en charge accélérée en raison d'un caractère urgent, les laboratoires élaborent une liste d'urgence (liste obligatoire selon l'article 1 de l'arrêté du 15 décembre 2016 déterminant la liste des examens réputés urgents ainsi que les conditions de réalisation et de rendu des résultats de ces examens)

Le format et le contenu de cette liste d'urgence sont définis librement par le laboratoire. Les principaux champs à intégrer sont les suivants :

  • Type d'urgences : Ce champ précise au prescripteur les différentes situations qui peuvent générer une prise en charge différente par le laboratoire
    • Urgence vitale : cette situation est imprévisible, de survenue brutale et met en jeu la vie du patient en l'absence de soins rapides et adaptés. Les examens biologiques sont indispensables au diagnostic et au traitement adéquat de ces situations. L'impact du délai de rendu des résultats des paramètres biologiques est majeur,
    • Urgence organisationnelle : il s'agit de situations dans lesquelles le retour rapide des résultats d'examens facilite l'organisation de l'unité de soins (gestion des sorties et des flux, programmation d'examens d'imagerie, etc.) et donc optimise la prise en charge du patient
    • D'autres types d'urgences peuvent être décrits (urgence relative, urgence biologique, …)

 

  • Type de réponse associée : prise en charge immédiate, prise en charge de jour, prise en charge H24, prise en charge jour et week-end, … Ce champ décrit la prise en charge du laboratoire et ses spécificités selon la période de demande (un paramètre pourra être considéré comme de l'urgence organisationnelle le week-end mais pas la nuit par exemple)

 

  • Délai de réponse par paramètre : ce champ correspond à l'engagement que prend le laboratoire sur le délai de réponse. Il est recommandé :
    • De contractualiser avec la communauté médicale sur ces délais (et de les actualiser si besoin)
    • D'écrire les jalons qui définissent ce délai (délai entre le prélèvement et le rendu, délai entre l'arrivée au laboratoire et le rendu, …)
    • De qualifier le délai (délai minimum, délai moyen, délai maximum, …)
    • De préciser les situations dans lesquelles ces délais ne pourront pas être respectés (panne de l'automate, panne informatique, …)
    • De s'appuyer sur les recommandations de la SFBC pour définir les délais : https://www.sfbc-asso.fr/

 

  • Domaine de biologie : ce champ apporte de la lisibilité au prescripteur sur l'organisation du laboratoire et facilite l'identification de son interlocuteur pour toute sollicitation

 

Exemple de liste d'urgence préremplie

Les champs renseignés seront à adapter selon le contexte du laboratoire. La liste des examens urgents et les délais associés seront à compléter.

 

Exemples de feuille de garde

1. En annexe, sont disponibles des exemples de feuilles de garde de deux établissements différents (Annexe 1 : AP-HP Hôpital Saint Louis_Feuille de garde et Annexe 2 : CH Annecy Genevois_Feuille de garde).

 

3.2. Le panel d'examens réalisés : évolution de l'offre

Les demandes de la part des cliniciens peuvent évoluer (en nombre, en technique, ruptures technologiques…), ce qui nécessite de réinterroger la pertinence d'internaliser ou d'externaliser un examen.

Une méthodologie commune avec certaines spécificités le cas échéant est proposée pour ces deux situations :

  • La ré-internalisation de paramètres actuellement sous-traités
  • L'externalisation de paramètres actuellement réalisés en interne

 

3.2.1. Illustration du périmètre d'activité concerné pour les deux situations étudiées

 

3.2.2. Méthodologie

Toute la méthodologie peut être appliquée à l'échelle d'un laboratoire, mais également à une échelle plus large, comme le GHT

ETAPE 1 : Recueillir les données d'activité et les mettre en forme pour réaliser l'analyse

 

ETAPE 2 : Clarifier le besoin pour chaque examen du palmarès

 

ETAPE 3 : Préciser les impacts qualitatifs, organisationnels et financiers

Situation : La ré-internalisation de paramètres actuellement sous-traités :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Situation : L'externalisation de paramètres actuellement réalisés en interne :

 

ETAPE 4 : Synthèse et aide à la décision

En synthèse, se poser les deux questions suivantes :

1. D'un point de vue qualitatif, la réalisation de l'examen en interne apporte-t-elle une valeur ajoutée significative pour le prescripteur ?

2. D'un point de vue quantitatif, la réalisation de l'examen en interne est-elle aussi coûteuse voire plus coûteuse que l'externalisation (incluant les coûts de réactifs, les coûts des nouveaux équipements ou la disponibilité des équipements existants et également le temps humain) ?

 

Pour la catégorie « à arbitrer » : la décision est stratégique. Elle doit être prise conjointement avec le laboratoire, les cliniciens et la direction.

 

ETAPE 5 : Décision et communication

Si la décision prise fait évoluer l'offre du laboratoire, alors les documents décrivant l'offre du laboratoire doivent être actualisés (en particulier le manuel de prélèvements) et une communication ponctuelle peut être réalisée auprès des cliniciens, par exemple par l'intermédiaire d'une lettre d'informations. Pour plus de précisions, se référer à la fiche : Utiliser les différents outils de la relation clinico-biologique.

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