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Méthode ♦ Kit de productions

Piloter l'activité de biologie médicale

Le pilotage de la performance et de l'organisation de l'activité de biologie s'inscrit dans une démarche d'adéquation des ressources à l'activité et aux besoins du service. Piloter l'activité de biologie permet de s'assurer que le service déploie les moyens nécessaires à l'atteinte des objectifs fixés. Ce pilotage se traduit opérationnellement par le suivi d'indicateurs de performance, ainsi que par la mise en place d'actions permettant de garantir la bonne tenue de l'activité.

Cette fiche présente les étapes d'élaboration d'un tableau de bord de pilotage en biologie, composé d'indicateurs pertinents face aux cibles visées.

  • Quels sont les enjeux du pilotage de performance ?
  • Comment bien choisir les indicateurs du tableau de bord selon les objectifs visés ?

Cible

  • Biologistes médicaux
  • Encadrement
  • Chef de service du laboratoire
  • Directeur fonctionnel

Enjeux

  • Piloter le fonctionnement du laboratoire afin d'améliorer l'efficience de ses processus
  • Se positionner par rapport aux enjeux et objectifs du service de biologie

Indicateurs de suivi

  • Non-conformités liées au défaut d'application des dispositions de gestion du tableau de bord
  • Coût de mise en place de l'indicateur par rapport à sa valeur ajoutée
  • Nombre d'indicateurs non actualisés à la date souhaitée

Kit outils

  • ANAP_Tableau de bord Biologie

Prérequis

  • Identifier les problématiques à suivre au sein du service de biologie
  • S'assurer de la disponibilité des données au sein du laboratoire et de la facilité d'accès

Clés de la réussite

  • Identifier précisément la (les) personne(s) en charge de l'actualisation du tableau de bord, assurer leur formation et leur implication
  • Adaptation du choix des indicateurs aux cibles définies pour la biologie – en conservant un nombre limité d'indicateurs
  • Engagement de la direction générale
  • Coopération entre les différentes directions fonctionnelles (DAF, ressources humaines, Direction des soins)
  • Automatisation de la remontée d'informations

Thèmes et fiches associés

  • Valoriser en interne la prestation de conseil du biologiste
  • S'approprier les bonnes pratiques de gestion de projet en biologie : cas pratique de réinternalisation d'une activité
  • Réaliser un état des lieux de l'organisation des équipes du laboratoire
  • Intégrer / piloter les habilitations et les formations dans le fonctionnement du laboratoire

 

Sommaire

1. Principes de pilotage et finalités d'un tableau de bord

2. Structuration du tableau de bord de la fonction biologie

2.1. Enjeux généraux et enjeux spécifiques

2.2. Finalités du tableau de bord

2.3. Approche par domaine

2.4. Thématiques standard dans le cadre des laboratoires

2.5. Temporalité des indicateurs suivis

3. Exemples d'indicateurs par thématique

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Principes de pilotage et finalités d'un tableau de bord

Toute activité réalisée nécessite de positionner des ressources pour répondre à des besoins.

Le pilotage de l'activité englobe l'ensemble des dispositifs et actions permettant :

- De maîtriser en détail les besoins de l'activité et leurs implications diverses,

- De disposer d'un suivi des ressources positionnées pour répondre à ces besoins,

- De tirer des constats périodiques et/ou ponctuels sur le niveau d'adéquation entre l'activité et les ressources,

- D'enclencher des actions permettant de garantir la réalisation de l'activité (missions) ainsi qu'un niveau d'utilisation des ressources adapté au besoin (performance).

Dans les organisations complexes (tailles d'équipes importantes, activités multi-intervenants, processus de production, locaux multiples ou de taille importante, organisés en zones distinctes…) le pilotage nécessite de réunir et croiser des informations en provenance d'acteurs, de lieux, d'équipements ou d'outils multiples, dépassant les capacités physiques de projection et d'observation d'un superviseur seul et non-outillé. L'enjeu du tableau de bord est alors de regrouper et synthétiser ces éléments dans un outil unique permettant à la fois le suivi et la prise de décision.

 

2. Structuration du tableau de bord de la fonction biologie

2.1. Enjeux généraux et enjeux spécifiques

Un tableau de bord adapté aux spécificités d'un laboratoire va tout autant permettre de réaliser le suivi global des activités et des ressources (données et indicateurs généraux) que de suivre de manière plus précise des enjeux propres au laboratoire en question et aux caractéristiques de son environnement (données et indicateurs spécifiques). Vous trouverez un exemple de tableau de bord en annexe (Annexe 1 : ANAP_Tableau de bord Biologie).

L'objectif de cette fiche est de décrire une méthodologie permettant de sélectionner des indicateurs à suivre répondant à ces deux catégories (généraux et spécifiques).

 

2.2. Finalités du tableau de bord

En tant qu'outil ayant vocation de permettre à la fois de réaliser un suivi, de tirer des constats et d'enclencher des actions, la réflexion autour des indicateurs du tableau de bord se prête particulièrement à une approche pragmatique : déterminer en premier lieu ce qui est attendu du tableau de bord, pour identifier, dans un second temps, les indicateurs à suivre.

Un tableau de bord peut ainsi répondre à différentes finalités :

- Dialogue de gestion

- Pilotage organisationnel global du laboratoire

- Suivi opérationnel d'un secteur, d'une zone ou d'une paillasse / un poste de -ravail

 

2.3. Approche par domaine

Les laboratoires de biologie sectorisent leur activité en distinguant différents grands domaines d'activité. En règle générale, plus la taille du laboratoire est importante, plus la sectorisation a tendance à être importante.

Afin de garantir que les données suivies dans le tableau de bord permettent d'alimenter des prises de décision et des actions répondant à des enjeux concrets, il est recommandé de distinguer les différents domaines dès qu'un indicateur est susceptible d'avoir une répercussion organisationnelle.

Les grands domaines traditionnellement distingués sont les suivants :

- Biochimie

- Hématologie

- Immunologie

- Microbiologie

- Sérologie

Ils peuvent être adaptés/regroupés en fonction de l'organisation concrète du laboratoire, notamment dans le cas de laboratoires organisés de manière polyvalente.

 

2.4. Thématiques standard dans le cadre des laboratoires

Plusieurs grandes thématiques peuvent être identifiées d'office pour un tableau de bord de laboratoire.

La liste ci-dessous (non-exhaustive) permet de lister les principaux :

- Activité

- Ressources humaines

- Équipements et métrologie

- Coopérations

- Qualité

- Formation

- Informatique

- Relation clinico-biologique

 

2.5. Temporalité des indicateurs suivis

Les différentes finalités du tableau de bord décrites précédemment appellent une fréquence de suivi adaptée.

Le tableau ci-après précise les fréquences auxquelles les indicateurs peuvent être suivis en fonction de la finalité de l'indicateur

 

3. Exemples d'indicateurs par thématique

 

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