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Méthode ♦ Kit de productions

Réaliser un état des lieux de l'organisation des équipes du laboratoire

Glossaire

L'organisation des équipes est un sujet majeur dans la gestion d'un laboratoire de biologie médicale. Avec les équipements, il s'agit des deux ressources critiques du laboratoire qui déterminent son périmètre d'intervention et sa capacité d'activité au global, mais aussi au jour le jour.

Pour autant, la maîtrise complète de l'organisation des équipes du laboratoire soulève de nombreuses difficultés.

Comment réaliser un état des lieux de l'organisation des équipes du laboratoire afin d'avoir une vision globale de leur organisation ?

Cible

  • Biologistes médicaux
  • Encadrement

Enjeux

  • Disposer de la maquette organisationnelle du personnel du laboratoire
  • Avoir une première comparaison aux besoins de l'activité et à la liste des urgences

Indicateurs de suivi

  • Taux d'encadrement
  • Pyramide des âges du personnel
  • Nombre de techniciens présents par heure et par domaine
  • Nombre de dossiers traités par heure par nombre de postes dédiés au pré-analytique
  • Nombre de B/BHN annuel pour chaque examen
  • Nombre d'examens par jour réalisés en urgence

Prérequis

  • Disposer des données sur les ressources humaines et les données d'activité de votre laboratoire

Clés de la réussite

  • Utiliser tous les outils proposés dans cette fiche afin d'avoir une vision synthétique de l'organisation des équipes

Thèmes et fiches associés

 

Sommaire

1. Introduction

2. Description des trois outils

2.1. Dimensionnement des ressources humaines en ETP par catégorie professionnelle

2.2. Description de la maquette organisationnelle par paillasse

2.3. Description de la permanence des soins et évaluation de son coût

3. Intérêt de l'utilisation combinée de ces trois outils

4. Pour aller plus loin

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Introduction

L'organisation des équipes du laboratoire est un sujet majeur dans la gestion d'un laboratoire de biologie médicale. Avec les équipements, il s'agit des deux ressources critiques du laboratoire qui déterminent son périmètre d'intervention et sa capacité d'activité au global, mais aussi au jour le jour.

Pour autant, la maîtrise complète de l'organisation des équipes soulève de nombreuses difficultés :

-L'organisation d'un laboratoire consiste en l'organisation d'une somme de secteurs distincts, nécessitant des présences (volumétrie d'effectifs), une couverture (amplitude horaire) et des compétences variées,

-Cette organisation diffère en fonction de l'avancement de la journée (ouverture, gestion du pic, organisation l'après-midi, organisation de nuit), des activités assurées sur chacune de ces périodes et des effectifs réellement disponibles,

-Il est pour autant nécessaire de produire, consolider et maîtriser une vision d'ensemble de cette organisation, tant pour la gestion des compétences, des formations, que pour le dialogue de gestion.

L'objectif de cette fiche est de vous appuyer dans cette démarche de maîtrise de l'organisation des équipes du laboratoire, en vous proposant d'utiliser et de combiner des outils (ou parties d'outils) de l'ANAP.

La combinaison de ces différentes composantes vous permettra de disposer d'un premier niveau de diagnostic global, adapté à la réflexion, à l'anticipation et au partage autour de la thématique de l'organisation des équipes, tant dans la dimension « organisation opérationnelle » que « dialogue de gestion ».

L'approche repose sur la combinaison de 3 onglets issus de 2 outils présentés ci-dessous :

 

2. Description des trois outils

2.1. Dimensionnement des ressources humaines en ETP par catégorie professionnelle

2.2. Description de la maquette organisationnelle par paillasse

 

2.3. Description de la permanence des soins et évaluation de son coût

 

3. Intérêt de l'utilisation combinée de ces trois outils

En permettant de regrouper des informations sur les caractéristiques de votre effectif, sur vos maquettes organisationnelles et sur les activités assurées en permanence des soins, l'utilisation combinée de ces 3 onglets rend possible la synthèse de l'essentiel des informations nécessaires aux travaux sur les organisations en mobilisant un nombre limité d'outils et de documents.

Vous disposerez ainsi d'éléments synthétiques pour décrire de manière structurée l'organisation des équipes de votre laboratoire, et vous projeter dans certaines analyses (cf. ci-dessous).

Aperçu complet de l'onglet « Synthèse RH », rubrique « Ressources humaines » de l'outil Photographie monosite

 

Aperçu complet de l'onglet « Synthèse RH », rubrique « Présence technique par tranche horaire » de l'outil Photo monosite

Aperçu complet de l'onglet « analyses PDS » de l'outil PDS

 

4. Pour aller plus loin

Pour aller plus loin, ce socle de données peut être utilisé pour aborder trois autres sujets d'organisation du laboratoire :

- L'adéquation entre les ressources et l'activité : en saisissant vos données d'activité, vous pourrez comparer et adapter la présence du personnel aux flux d'activité.

-> Cf. fiche ANAP « Mettre en place une adéquation entre les ressources et l'activité »

- La définition de votre stratégie d'offre : en intégrant les éléments propres à la gradation de l'offre de votre laboratoire, vous pourrez questionner le niveau d'urgence et d'externalisation de l'ensemble de votre activité

-> Cf. fiche ANAP « Définir la gradation de l'offre du laboratoire par niveau de réponse »

- L'adaptation de votre maquette organisationnelle : vous pouvez vous référer au kit outils ANAP suivant qui vous guidera, pas à pas, dans la construction de votre maquette organisationnelle :

-> Cf. kit outils ANAP « Gérer et organiser le temps de travail non médical »

https://www.anap.fr/ressources/outils/detail/actualites/gerer-et-organiser-le-temps-de-travail-non-medical-kit-doutils/

La Base de données économiques et sociales, obligatoire pour les entreprises qui emploient au moins 50 salariés, est un document qui rassemble les informations sur les grandes orientations économiques et sociales de l'entreprise, dont certaines sont obligatoires à fournir.

Conçue, mise en place et maintenue à jour par l'employeur, elle constitue un document de base pouvant aider dans la structuration de l'organisation des équipes, en regroupant des informations nécessaires au pilotage global, telles que :

-Nom

-Prénom

-Sexe

-Tranche d'âge

-Métier

-Statut

-Quotité de temps de travail

-Salaire

-Projet de développement sur 3 ans

-…

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