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Méthode ♦ Kit de productions

Savoir questionner les modalités de gestion des RH lors d'un rapprochement

Glossaire

GHT

Lors d'une démarche de regroupement (GHT, mutualisation…), il est souvent nécessaire de mener une réflexion sur la gestion des ressources humaines. En effet les modalités de gestion du personnel peuvent être différentes d'un laboratoire à l'autre et il est alors nécessaire de les harmoniser.

  • Quels sont les spécificités de chaque établissement dans la gestion de leurs ressources humaines ?
  • Comment accorder des gestions de ressources humaines différentes lors du regroupement de laboratoires ?

Cible

  • Chef de service du laboratoire
  • Biologistes médicaux
  • Encadrement
  • Directeur fonctionnel

Enjeux

  • Mettre en lumière les points de divergence entre les laboratoires
  • Etablir une politique commune de gestion des ressources humaines
  • Assurer la pérennité du projet de regroupement au niveau des ressources humaines

Indicateurs de suivi

  • Nombre de sujets harmonisés
  • Taux de départs des anciens collaborateurs
  • Taux d'absentéisme et turn-over

Prérequis

  • Disposer des données de ressources humaines de chaque laboratoire

Clés de la réussite

  • Adapter le niveau d'harmonisation aux spécificités des laboratoires et du niveau de coopération choisi

Thèmes et fiches associés

  • Réaliser un état des lieux de l'organisation des équipes du laboratoire
  • Arbitrer entre les modèles organisationnels « polyvalent » et « spécialisé »
  • Mettre en place une adéquation entre les ressources et l'activité

 

Sommaire

1. Modalités de gestion du personnel du laboratoire (médical, paramédical et autre)

2. Comment mener une démarche d'harmonisation des modes de gestion ?

3. Pourquoi mener une démarche d'harmonisation des modes de gestion ? Choisir entre harmonisation et maintien de modalités de gestion spécifiques

4. Temps de travail

5. Rémunération et conditions de travail

6. Rattachement et encadrement

7. Qualifications et compétences

 

Actions pour la mise en oeuvre

 

1. Modalités de gestion du personnel du laboratoire (médical, paramédical et autre)

Toute démarche de regroupement de laboratoires sera à un moment ou à un autre amenée à soulever la question de l'harmonisation des modalités de gestion des ressources humaines. Ce sujet prendra une dimension d'autant plus importante que l'ambition du regroupement sera élevée (encadrement commun, équipes communes, etc…).

Ces modalités de gestion des ressources humaines soulèvent de nombreuses questions, qui peuvent être regroupées selon 5 grandes catégories :

  • Les modalités en lien avec le temps de travail (base annuelle, amplitude des postes, etc…)
  • Les modalités en lien avec la rémunération (fixe, existence et conditions des primes, avantages, etc…)
  • Les modalités en lien avec le rattachement de l'entité nouvellement créée (rattachement polaire, hiérarchie, etc…)
  • Les modalités en lien avec la gestion des effectifs (tableau des emplois, maquette organisationnelle, etc…)
  • Les modalités en lien avec la gestion des compétences et des qualifications

 

2. Comment mener une démarche d'harmonisation des modes de gestion ?

La démarche d'harmonisation doit suivre les quatre étapes suivantes :

  • Analyser la situation administrative (identification des écarts, qui pourraient faire l'objet d'une harmonisation)
  • Définir les axes de travail de convergence (établir une priorisation selon la faisabilité juridique, l'intérêt, le nombre d'agents concernés, …)
  • Procéder à l'harmonisation

Des exemples d'axes de travail de convergence sont présentés ci-dessous, ainsi que des exemples de démarche d'harmonisation :

  • L'encadrement :
    • Exemples de sujets pouvant être harmonisés : rattachement au pôle, lien fonctionnel, entretien annuel.
    • Exemple de méthodologie d'harmonisation pour l'entretien annuel : élaborer des supports d'entretien individuel par métier harmonisés pour toutes les structures. Un groupe de travail réunissant les Directeurs des ressources humaines, Directeurs des soins et cadres des établissements membres permettrait de définir le niveau cible attendu par compétence et les critères d'évaluation. Le support structuré pourra ensuite être soumis aux instances représentatives de chaque structure.

 

  • Le temps de travail :
    • Exemple de méthodologie d'harmonisation : il est possible d'envisager la renégociation avec les représentants du personnel des accords de réduction du temps de travail pour parvenir à une parfaite similitude des situations. En conservant les accords existants, il est envisageable de créer un espace de dialogue entre les membres pour travailler à une harmonisation sur les rythmes de travail (amplitudes horaires, temps de pause, etc.).

 

  • La formation :
    • Exemple de méthodologie d'harmonisation : il est préconisé de bâtir un plan de formation dédié à l'activité mutualisée, qui soit repris dans le plan de formation de chacun des établissements membres pour les personnels concernés.
    • Le calendrier des formations doit lui-même être programmé de manière concertée afin d'assurer le maintien des effectifs minimum sur les jours de formation.

 

  • Les aspects collectifs
    • Exemples de sujets pouvant être harmonisés : le dialogue social, la restauration collective
    • Exemple de méthodologie d'harmonisation pour :
      • Le dialogue social : dans le respect des règles applicables aux instances représentatives, il est envisageable de prévoir des modalités d'harmonisation. Ce peut être une concertation sur la préparation des ordres du jour des instances quand un sujet est relatif à l'organisation de l'activité mutualisée. Il convient alors d'aborder le sujet dans les mêmes termes dans les différentes instances des établissements membres de la coopération.
      • La restauration collective : de manière générale, si un agent est affecté sur le site d'un autre établissement, il est important de permettre à l'ensemble des agents affectés à l'activité, l'accès à la restauration collective de l'établissement, si possible à un coût similaire à celui de son établissement d'origine ou à celui de ses collègues en prévoyant au besoin une participation de l'établissement d'origine. Ce peut être l'occasion pour les ES membres de travailler ensemble à une grille unique des tarifs de leur restaurant respectif

 

3. Pourquoi mener une démarche d'harmonisation des modes de gestion ? Choisir entre harmonisation et maintien de modalités de gestion spécifiques

De prime abord, l'harmonisation complète des modes de gestion des ressources humaines peut apparaître comme un objectif évident, voire l'une des finalités de tout projet de regroupement.

Pour autant, la mise en œuvre des regroupements montre qu'il existe plusieurs cas de figure pour lesquels « l'harmonisation à tout prix » ne doit pas nécessairement devenir l'objectif premier des modes de gestion des ressources humaines.

Deux exemples peuvent facilement être mentionnés pour illustrer ce propos :

  • Le cas où les laboratoires concernés restent suffisamment rattachés à des entités pour ne pouvoir s'affranchir de certaines de leurs règles de gestion (ex : les bases annuelles de travail différentes entre établissements de rattachement),
  • Le cas où les activités gérées par les laboratoires présentent des caractéristiques suffisamment hétérogènes pour aller dans le sens de la non-harmonisation des modes de gestion (ex : lorsque d'un changement des modes de gestion des ressources humaines viendrait dégrader le niveau de réponse de la maquette organisationnelle à l'activité).

Les tableaux suivants décrivent, pour chacune des grandes composantes de la gestion des ressources humaines, les principales raisons allant dans le sens de l'harmonisation des pratiques dans le cadre d'un regroupement.

 

4. Temps de travail

 

5. Rémunération et conditions de travail

 

6. Rattachement et encadrement

 

7. Qualifications et compétences

 

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